會展策劃範文七篇
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第一節 會展預備階段的文案簡介
一、 會展預備階段的文案的概念:
會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。
二、 會展預備階段的文案種類:
一般來說,會展預備階段的文案包括:
1、展會立項策劃書
2、展會項目立項可行性研究報告
3、參展說明書
4、展會招展方案
5、展會招展函
6、招展進度計劃
7、觀衆邀請函
8、參展合同
9、展出工作方案
10、展會費用預算表
11、展會宣傳推廣計劃
12、廣告文案等
第二節 會展預備階段的文案寫作
第一部分:《展會立項策劃書》的寫作
(一)《展會立項策劃書》的概念:
所謂展會立項策劃,就是根據掌握的各種信息,對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃,設計出展覽會的基本框架,提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容, 主要包括:展會名稱和地點、辦展機構、展品範圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現場管理計劃、相關活動計劃等。
《展會立項策劃書》是爲策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法,它是對以上各項內容的歸納和總結。
(二) 展會立項策劃書的內容結構:
一般地,《展會立項策劃書》主要包括以下內容:
1、 辦展市場環境分析:包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析,對國家有關法律、政策的分析,對相關展會的情況的分析,對展會舉辦地市場的分析等。
2、 提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品範圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、 展會價格及初步預算方案。
4、 展會工作人員分工計劃。
5、 展會招展計劃
6、 展會招商計劃。
7、 展會宣傳推廣計劃。
8、 展會籌備進度計劃。
9、 展會服務商安排計劃。
10、 展會開幕和現場管理計劃。
11、 展會期間舉辦的相關活動計劃。
12、 展會結算計劃。
(三) 展會立項策劃書的寫作要求:
1. 展會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容:基本部分、限定部分和行業標識。如“第93屆中國出口商品交易會”,如果按上述三個內容對號入座,則基本部分是:“交易會”,限定部分是:“中國”和“第93屆”,行業標識是:“出口商品”。
下面分別對這三個內容作一些說明:
· 基本部分:用來表明展覽會的性質和特徵,常用詞有:展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。
· 限定部分:用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
展會舉辦時間的表示辦法有三種:一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示,三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、20xx年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法裏,用“屆”來去示最常見,它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。
展會舉辦的地點在展會的名稱裏也要有所體現,如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。展會名稱裏體現展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會是一個國際展。
· 行業標識:用來表明展覽題材和展品範圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱,或者是一個產業中的某一個產品大類。
2、展會地點
策劃選擇展會的舉辦地點,包括兩個方面的內容:一是展會在什麼地方舉辦,二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什麼地方舉辦,就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裏舉辦。
策劃選擇展會在哪個展館舉辦,就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會,要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外,在具體選擇展館時,還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
3、辦展機構
辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用,一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。
主辦單位:擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
承辦單位:直接負責展會的策劃、組織、操作與管理,並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
協辦單位:協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理,部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位:對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理,或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時間
辦展時間是指展會計劃在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀衆開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統一的標準,要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長,如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年;但對於佔展會絕大多數的專業貿易展來說,展期一般是3-5天爲宜。
5、展品範圍
展會的展品範圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。
根據展會的定位,展品範圍可以包括一個或者是幾個產業,或者是一個產業中的一個或幾個產品大類,例如,“博覽會”和“交易會”的展品範圍就很廣,如“廣交會”的展品範圍就超過10萬種,幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品範圍涉及到的產業就很少,就只有汽車產業一個。
6、辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看,一年舉辦一次的展會最多,約佔全部展會數量的80%,一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少,不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道,幾乎每個產業的產品都有一個生命週期,產品的生命週期對展會的辦展頻率有重大影響。
產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期,展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
7、 展會規模
展會規模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少,二是參展單位的數量是多少,三是參觀展會的觀衆有多少。在策劃舉辦一個展會時,對這三個方面都要作出預測和規劃。
在規劃展會規模時,要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀衆數量和質量的限制。
8、展會定位
通俗地講,展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀衆本展會“是什麼”和“有什麼”,具體地說,展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況,通過建立和發展展會
的差異化競爭優勢,使自己舉辦的展會在參展企業和觀衆的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展會定位要明確展會的目標參展商和觀衆、辦展目標、展會的主題等。
9.展會價格和展會初步預算
展會價格就是爲展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格,室內展場的價格又分爲空地價格和標準層位的價格。
在制定展會的價格時,一般遵循“優地優價”的原則,即那些便於展示和觀衆流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
在策劃舉辦展會時,要根據市場情況給展會確定一個合適的價格,這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃,這四個計劃在具體實施時會互相影響。
人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
招展計劃主要是爲招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計劃主要是爲招攬觀衆參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計劃則是爲建立展會品牌和樹立展會形象,並同時爲展會的招展和招商服務的。
11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃
展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中,到什麼階段就應該完成哪些工作,直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好,展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。
現場管理計劃是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計劃安排,它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀衆登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好,展會現場將井然有序,展會秩序良好。
展會相關活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等,它們是展會的有益補充。
第二部分:《展會項目立項可行性研究報告》的寫作
(一)《展會項目立項可行性研究報告》的概念
《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上,初步提出計劃舉辦的展會“是什麼樣的”;展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上,深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行,爲最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
如果展會立項策劃通過可行性分析,證明計劃舉辦展會的市場條件具備,項目具有生命力,各種執行方案策劃合理,項目在經濟上可行,風險較小且有一定的社會效益,就可以通過該展會立項策劃,決策舉辦該展會了。
(二)《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構
《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明,併爲最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此,《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容:
1、 市場環境分析
(1) 宏觀市場環境:包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
(2) 微觀市場環境:包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公衆等。
(3) 市場環境評價:SWOT分析法,即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。
2、 展會項目生命力分析
(1) 項目發展空間:即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。
(2) 項目競爭力:包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀衆的構成、展會價格、展會服務等。
(3) 辦展機構優劣勢分析
3、展會執行方案分析
1)對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估,具體包括:
(1)展會名稱和展會的展品範圍、展會定位之間是否有衝突。
(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品範圍所在產業的特徵。
(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品範圍所在產業的展會。
(4)在展會展品範圍所在產業裏能否舉辦如此規模和定位的展會。
(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。
(6)辦展機構對展會展品範圍所在的產業是否熟悉。
(7)展會定位與展會規模之間是否有衝突。
2)招展招商和宣傳推廣計劃評估
(1) 招展計劃評估
(2) 招商計劃評估
(3) 宣傳推廣計劃評估
3、 展會項目財務分析
(1) 價格定位
(2) 成本預測
舉辦一個展會的成本費用一般包括:
1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。
2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發佈會的費用等。
3)招展和招商的費用。
4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場佈置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6)稅收
7)其他不可預測的費用
(3) 收入預測
尊敬的領導:
您好!衷心的感謝您在百忙之中翻閱我的這份材料。
我是xx高等專科學校的會展策劃與管理專業的學生,從義烏前沿人才網網站上面瞭解到貴公司的用人信息後,我懷着一顆赤誠的心和對事業的執著追求,真誠地推薦自己。
在校期間我通過刻苦學習,不僅按學校要求完成了所有公共課與專業課的學習,而且取得優異成績。另外,利用課餘時間不斷充實完善自我,學習掌握了計算機基礎知識與運用,能夠熟練運用microsoftword、excel、powerpoint等office應用軟件,並能較好的應用photoshop7.0以及coreidraw進行圖形的處理,對delphi7,3dmax也有基本的瞭解。具備較好的英語聽說讀寫能力,同時對廣東,四川方言有一定了解和掌握,能運用其作日常交流。
作爲一名會展策劃管理專業的學生,我深知專業知識是基本,實踐能力也同等重要。因此我努力提高自身的綜合素質,積極參加校內外各類文體和社會實踐活動,加入校棒球隊、系籃球隊;參與旅遊交易會志願者工作,擔任小組長,帶領組員出色完成大會期間的一系列志願工作。多次作爲主要負責人蔘於學校各項大型晚會等活動的策劃實施工作,同時,經常應邀協助其他高校活動策劃與籌備工作,並得到了各方肯定。
經過這些錘鍊,自己具備了一定的會展、企業宣傳、營銷策劃、晚會慶典等活動的策劃組織經驗。在漫長的學習與實踐過程中,我學會了運用團隊協作的力量;學會了從一次次失敗教訓中總結經驗;更深刻體會到唯有勤奮纔是真實的內涵!過去並不代表未來!對於實際工作我深信,自己能夠很快適應新的工作環境,熟悉業務,在實際工作中不斷學習和完善自己,出色的完成每一次工作任務。在即將走上社會崗位的時候,我毛遂自薦,企盼着以滿腔的真誠和熱情加入貴公司。最後,祝貴單位事業欣欣向榮,蒸蒸日上!
此致
敬禮!
求職人:xxx
xx年xx月xx日
一、展會框架
(一)展會名稱
××××年××特色美食展
(二)展會時間
××××年9月30日至××××年10月2日
(三)展會地點
××xxxx展覽中心
(四)主辦展機構
××市烹飪協會
(五)承辦機構
××美食家、市政府、市旅遊局等
(六)辦展目的
希望人們可以通過本次美食節,一次品嚐到××各地的特色美食,也希望遠離家鄉來×× 工作的人們,可以在展會上品嚐到地道的××美食。
(七)參展範圍
1.特色調味食品 醬料、食醋、調味料、調味酒等;
2.××美食 ××地區美食、餐飲企業品牌、創新菜式等;
3.市縣品牌農產品 各區縣主推的品牌特色農產品等;
4.瓜果蔬菜 ××特色瓜果蔬菜等;
5.糖酒 各地特色的糖酒、年貨禮品等;
6.有機食品 具有有機食品標誌、無公害、天然、原生食品及綠色食品等;
7.食品機械 食品加工、製造、包裝儲存、印刷、保鮮冷藏的'機械設備
8.展會主題 嘗四川特色美食,享健康美好生活。
二、會展工作人員分工計劃
(一)前期的宣傳與推廣計劃
負責人:×× 組員:×× ×× 工作職責: 開展一系列宣傳活動,如廣告宣傳、相關網站的消息發佈、報刊雜誌宣傳等。
(二)場地佈置計劃
負責人:×× 組員:×× ×× 工作職責: 負責搭建展位以及休息期、進行場地的裝飾,如彩色的氣球,綵帶等。
(三)禮儀服務計劃
負責人: ×× 組員:×× ×× 工作職責: 展前確定開幕式時要邀請的嘉賓、領導;負責接送嘉賓、領導; 負責檢票,迎接觀衆。
(四)現場場地管理
負責人:×× 組員:×× ×× 工作職責: (1)展中維護現場秩序 (2)隨時保持場地衛生 (3)負責解決展會全程的安全問題和突發事件
(五)展會物品管理
負責人:×× 組員:×× ×× 工作職責: (1)展後負責歸還器材 (2)負責現場水電問題和搶修問題
三、宣傳推廣
本次展會主要就是針對美食展開的,我們的重點就是在宣傳推廣這一部分。所面向的招展人羣就是所有食品、美食行業的商家及美食相關企業。
1.網絡媒體宣傳: 微博、有關美食的網絡平臺上等 2.專業雜誌宣傳: 展會立項後,在《中國美食》、《餐飲》等專業雜誌發佈展會信息,對參展商及專業觀衆 進行宣傳。 3.平面媒體宣傳: 通過《××晨報》、《××晚報》等大衆報紙進行廣泛宣傳,發佈展會信息。
四、招展
1. 電話邀請 2.郵寄邀請 3.電子郵件的邀請 4. 登門邀請
五、招商
本次展會招商工作主要定位在專業觀衆和普通觀衆的邀請工作上,其招商對象主要就是食品 研發、生產、加工、投資、貿易和銷售的企業及相關食品美食行業的單位和觀衆。
六、籌備進度計劃
(一)布展時間
起止日期:××××-9-26 終止日期:××××-9-29
(二)展覽時間
起止日期:××××-9-30 終止日期××××-10-2
(三)撤展時間
××××年5月2日15:00後
七、配套活動 《大胃王比賽》
時間:××××年10月1日下午14:00~16:30
地點:會展中心現場
對象:現場報名
活動內容: 1.先進行海選 2.優勝者進入決賽 3.總決賽選出大胃王 4.頒發禮品
八、經費預算
包括(展位收入 )(裝飾費用)(贊助與其他收入) (固定成本)(展會總收入預算表)(展會總支出預算表)(展會預計盈利報表)
拓展閱讀:怎麼寫策劃書
策劃書封面四種內容構成:
策劃書的名稱:將策劃主題體現出來,讓使用者一目瞭然。
策劃者姓名:策劃小組名稱及呈圓形名列示出來。
策劃書製作時間:年、月、日。
策劃書的編號。
關於策劃書的格式:
一、策劃書名稱
儘可能具體的寫出策劃名稱,如“×年×月××公會××活動策劃書”,置於頁面中央,當然可以寫出正標題後將此作爲副標題寫在下面。
二、 活動背景 :
這部分內容應根據策劃書的特點在以下項目中選取內容重點闡述;具體項目有:基本情況簡介、主要執行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環境特徵,主要考慮環境的內在優勢、弱點、機會及威脅等因素,對其作好全面的分析(SWOT分析),將內容重點放在環境分析的各項因素上,對過去現在的情況進行詳細的描述,並通過對情況的預測制定計劃。如環境不明,則應該通過調查研究等方式進行分析加以補充。
三、 活動目的、意義和目標:
活動的目的、意義應用簡潔明瞭的語言將目的要點表述清楚;在陳述目的要點時,該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義(經濟效益、社會利益、媒體效應等)都應該明確寫出。活動目標要具體化,並需要滿足重要性、可行性、時效性
四、資源需要:
列出所需人力資源,物力資源,包括使用的地方,如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列爲已有資源和需要資源兩部分。
五、活動開展:
作爲策劃的正文部分,表現方式要簡潔明瞭,使人容易理解,但表述方面要力求詳盡,寫出每一點能設想到的東西,沒有遺漏。在此部分中,不僅僅侷限於用文字表述,也可適當加入統計圖表等;對策劃的各工作項目,應按照時間的先後順序排列,繪製實施時間表有助於方案覈查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明,執行的應變程序也應該在這部分加以考慮。
這裏可以提供一些參考方面:會場佈置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協議、媒體支持、校園宣傳、廣告製作、主持、領導講話、司儀、會場服務、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯絡、技術支持、秩序維持、衣着、指揮中心、現場氣氛調節、接送車輛、活動後清理人員、合影、餐飲招待、後續聯絡等。請根據實情自行調節。
六、經費預算:
活動的各項費用在根據實際情況進行具體、周密的計算後,用清晰明瞭的形式列出。
七、活動中應注意的問題及細節:
內外環境的變化,不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定
性因素,因此,當環境變化時是否有應變措施,損失的概率就是多少,造成的損失多大,應急措施等也應在策劃中加以說明。
八、活動負責人及主要參與者:
註明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位(如果是小組策劃應註明小組名稱、負責人)。
注意:
1、 本策劃書提供基本參考方面,小型策劃書可以直接填充;大型策劃書可以不拘泥於表格,自行設計,力求內容詳勁頁面美觀;
2、 可以專門給策劃書製作封頁,力求簡單,凝重;策劃書可以進行包裝,如用設計的徽標做頁眉,圖文並茂等;
3、 如有附件可以附於策劃書後面,也可單獨裝訂;
4、 策劃書需從紙張的長邊裝訂;
5、 一個大策劃書,可以有若干子策劃書。
摘要:隨着企業和事業單位的發展,各個單位之間的交流與聯繫逐步加深,會展活動的開展頻率逐步提高。會展策劃及其管理中的人性化服務,成爲影響會展效果的重要因素。本文從闡述目前展會活動服務中可能存在的不足之處入手,進一步分析了會展策劃中做到人性化服務的必然要求,最後探討了如何提高會展活動中服務工作質量的措施。
關鍵詞:會展策劃;人性化服務;不足;必然要求;措施
會展活動作爲當今社會中企業和事業單位運行的重要組成部分,越來越受到管理者的重視。尤其是進行會展策劃時,需要考慮管理中的人性化服務問題,服務質量的高低,將影響着參與者對主辦方的印象和看法。人性化服務有助於樹立企事業單位的品牌形象,因此,相關的活動策劃和管理者必須加以關注。針對不同的活動類型進行具體分析,同時加強對活動參與者的瞭解。
一、展會活動服務中可能存在的不足之處
(一)人員分配不科學。
一個成功的展會活動,離不開會展管理者的合理安排。在會展管理中,主要的管理和領人員要全面瞭解各個下層工作者的個人經驗、能力及特長,具體情況具體分析進行職能搭配,使每個人的才能得到充分的利用,每個崗位的擔當都達到最優的效果。擅長溝通的適合分配在商務談判崗位;性格開放的適合做接待人員。這是充分利用人力資源、提高工作效率、鼓勵員工的工作積極性的必然措施。
(二)未充分了解和利用招商政策。
對於不同參展商,受地域、氣候等原因的影響,在籌劃會展活動時,必須首先結合當地的招商政策具體要求,在此基礎上進行下一步工作,以免連參展資格都無法得到。就拿農副產品這個行業來說。它在地區氣候差異 、經濟發達程度、生產習慣等等客觀因素方面受到比較大的限制,所以,不同的客觀因素會引發不同的農產品的包裝風格、品種研發特點。如果不考慮招商政策的影響,企業難以順應大局發展形勢,但如果完全受限於招商政策、一板一眼、沒有靈機應變,也可能導致許多經銷商喪失參展資格。
因此,只有全面把握具體的自然差異和對應的招商政策,加以分析、權衡利弊,纔可以擴大展會管理者的自由活動空間。
二、會展策劃中做到人性化服務的必然要求
(一)服務具有針對性。
展會活動往往是一個大型、人員密集、活動流程複雜的活動項目,在策劃中,爲了做到人性化服務,必須在前期準備和後期施行中充分考慮參與者的感受,使之有賓至如歸的感覺。在進行展會的策劃過程中,要想達到人性化服務的目的,需要深入瞭解活動的流程和相關的性質特徵。以此爲前提,做出針對性地服務策劃,給客戶更多滿足感。涉及到有國外來賓參與的會展項目,提前準備一些外語翻譯工作者和服務員是十分必要的,涉及到以節日爲慶賀主題的會場活動,可以在會場裝飾和活動項目的設計上增加更多節日的喜慶和溫馨感。當然,來賓中必然少不了主辦方單位的VIP客戶,這是拉攏客戶的大好時機,可以在活動過程中提供一些特權和優惠服務。
(二)必要服務必不可少。
會展活動作爲一項大型盛事,參與活動籌備的工作人員數量多,而且前來參觀活動的客人也規模龐大,爲了保證人員的基本安全,做好安全措施是最基礎的服務項目。其次,還有保衛、保潔類服務,也是展館服務中必不可少的內容。清潔明亮的環境給客人以輕鬆愉悅的心情,漂亮獨特的裝飾風體現主辦方的審美水平,整齊有序的程序進行代表着主辦方的態度和內部管理能力高低。所以,這些必不可少的細節服務,體現了主辦方對會展活動的重視、對客人的尊重,優秀的細節處理可以無形中給人留下良好的印象、樹立品牌形象。
(三)兼顧公共服務作用和經濟效益。
雖然展會活動往往在特徵上表現出很強的公衆服務性,但是在籌備和開展展會活動的過程中,會有大量的資源和資金損耗,對企業而言,是一筆巨大的支出。所以,在提供會展服務時,應該在不影響質量的前提下,儘量減少浪費,兼顧經濟效益。比如,主辦方爲了籌備展會活動,需要租用場地、購買物資、聘請專業的會展籌劃和服務工作人員。此外,提供服務的過程中,可能還要加大安保額清潔的投入,此時,需要協調各個環節的部門和人力資源投入,把握具體人數,以免職能重複和部門冗雜,導致的運行效率低下、資源浪費。
三、如何提高會展活動中服務工作質量的措施
(一)針對不同的活動類型進行具體分析。
風格不一的活動類型,會形成與之對應的、差異明顯的會展活動、展館的服務特點。展會活動的前期籌劃階段,需要加強對活動類型的瞭解和研究。在深刻認識到活動的性質基礎上,纔可能設計合理的的展會佈置、人員配置等等服務措施。比如對於一次普通的商品交易會,就必須要了解清楚交易商品的種類有哪些,活動的規模,活動開展的時間,預計參展的商家和買家的數量等問題,在瞭解這些問題的基礎上,纔可以運籌帷幄,提前做好準備,並且做好相應的應急預案,以防意外發生時手忙腳亂。
(二)加強對活動參與者的瞭解。
會展活動參與人員衆多,由於每個人都具有各自的參會目的以及不同的性格特點,要想滿足每一位參與者的需求,是相當困難的。如果會展管理者能夠對這些人按照一定的標準進行分析總結,將其劃分爲幾個類別。根據其不同的特點,有針對性地提供服務,就能最大程度地滿足多數參與者的需求。比如在有國際買家參與的展會上,可以按國籍將其進行分類,按照各國不同的飲食習慣,爲其安排合適的飲食,提供相應國家語言的服務手冊等。
結語
總之,會展活動在當今社會和單位運行中已經佔據不可忽視的地位,相關的策劃和管理者必須重視會展活動中的人性化服務。工作人員需要分析展會活動服務中可能存在的不足之處,如人員分配不科學、未充分了解和利用招商政策等等,其次,明確會展策劃中做到人性化服務的必然要求,包括服務要具有針對性、必要服務必不可少、兼顧公共服務作用和經濟效益。在此基礎上,探討如何提高會展活動中服務工作質量的措施。
參考文獻:
[1]周杰,何會文.會展專業觀衆的服務認知結構研究——兼論參展動因對服務認知的影響[J].《旅遊學刊》20xx,26(10):75-81.
[2] 蓋志芳.會展業服務模式研究[J].《北方經貿》20xx,(3):13-14.
[3]毛春蘭.生態理念下的會展服務設計研究[J].《設計藝術研究》20xx,02(1):41-46.
一、前言
爲了全面展示蘭州市作爲國際旅遊城市的發展水平,展現甘肅農林花卉的卓越的培植種植技術水平,展現改革開放三十多年來,特別是近15年來取得的豐碩成果,與時進步的技術創新理念,勇於突破的拼搏精神,甘肅省委、蘭州市委市政府、甘肅省園藝協會決定,共同舉辦“20xx中國蘭州花卉園藝博覽會”。“20xx中國蘭州花博會”以創新技術爲主線,搭建起全國乃至國際區域內相關花卉企業新成果、新技術、新裝備的展示平臺,力求全面、形象、生動的展示蘭州以及全國範圍、國際區域內在花卉最新技術方面、銷售經驗方面的多方面交流探討。共同描繪蘭州作爲向國際城市邁進的美好未來。
與此同時,展會將努力爲城市花卉建設和技術創新者、農林產品生產銷售商提供一個形象展示、產品推廣、尋找商機、接觸最終用戶和了解行業發展趨勢的平臺。
“20xx中國蘭州花博會”作爲甘肅省經濟發展規劃的重要內容之一,屆時將邀請相關部委及政府領導出席此次博覽會的開閉幕儀式,甘肅省各主要媒體將進行一系列的專題報道。
主辦方誠摯邀請參與甘肅省以及國內國際花卉市場範圍的一系列規劃、建設、研究等企事業單位參展。
展會名稱:20xx中國蘭州花卉園藝博覽會展會主題:踏訪自然,擁抱生活。
展出時間:20xx年5月1日至5月7日展會地點:甘肅省國際會展中心
主辦單位:甘肅省委省政府,蘭州市委市政府,甘肅省園藝協會
承辦單位:蘭州市園藝協會,甘肅國際會展中心
二、展覽內容
以創新技術爲主線,搭建起全國乃至國際區域內相關花卉企業新成果、新技術、新裝備的展示平臺,力求全面、形象、生動的展示蘭州以及全國範圍、國際區域內在花卉最新技術方面、銷售經驗方面的多方面交流探討。共同描繪蘭州作爲向國際城市邁進的美好未來。展覽分爲綜合館、行業館、技術呈現館。
1.綜合館
以蘭州本土花卉市場爲基礎,拓展爲甘肅,西北,中國,國際範圍,在規劃、技術、產品上的發展變化爲主線,用時間做紐帶,濃縮的重現甘肅、中國在國際花卉市場上的發展歷程。重點展示改革開放30多年來甘肅省以及蘭州市在花卉領域的巨大變化和偉大成果。
2.行業館
(1)展示創新技術發展、科技創新、農林花卉人才在花卉市場上的重要作用。各參展單位按照事先所商定的規劃在展示區域進行分塊展示。
(2)展示甘肅在全國一體化花卉市場聯動領域的各項成果、前景,以及相關技術研發成果。
(3)以十二五經濟規劃爲中心,展示甘肅範圍內的發展美好前景以及該市場在未來經濟發展中的巨大作用。
3.技術呈現館
展示甘肅省花卉技術人才所研發的相關成就以及全國各範圍和國際內所研發的最新技術成果。
三、展出範圍
1.鮮切花、盆花、草花;觀葉植物、盆景;種子、種苗、種球;草坪、觀賞苗木;
2.生物組培、栽培技術及設備;花肥、介質、病蟲害防治;
3.溫室設備、灌溉設備、園林機械、園藝工具;
4.花盆、花瓶、插花布置、包裝材料、乾花、人造花、裝飾植物;
5.園林綠化工程、養護材料及配套技術、屋頂綠化、垂直綠化、園林小品、水景噴泉、花園傢俱、防腐木製品;
6.專業協會、出版物、網站;
四、宣傳計劃
設立花博會新聞發佈和宣傳中心,從新聞宣傳、對外宣傳、社會宣傳和文化藝術活動四個方面,分省內、國內、國際三個層次,以各大新聞媒體爲載體,通過---舉辦形式多樣的園藝、文化和宣傳活動;花博會會徽、會歌和吉祥物徵集活動;製作公益廣告;張貼、散發宣傳畫和宣傳品;廣泛開展宣傳,製造聲勢,營造氛圍。以“啓動、推進、攻堅、會期、會後”爲五個時段掀起花博會宣傳推介的高潮。
五、參展費用
1.標準展位:(3*3),每個展位包括:三面展板、一張洽談桌、兩把椅子、兩隻日光燈、一個220V.5A電源插座、地毯及公司名稱中文楣板。如有特殊要求另行收費。標準展位1800元一個。
2.室內光地:36平方米起租,1000元/平方米(注:室內光地無配套設施:空地不帶任何展具、電源,參展單位自行設計)
3.室外空地:600元/平方米(注:室外空地無配套設施)
六、展覽日程安排
1.參展商報到時間:20xx年10月1日-20xx年1月1日8:30—17:00
2.參展商布展時間:20xx年4月15日-20xx年4月30日8:30—17:00
3.展覽時間:20xx年5月1日至5月7日8:30—17:00
4.撤展時間:20xx年5月7日16:30-18:00
七、招展代理
爲了增加招展的業務網絡,擴大業務規模,提高經濟效益,本屆展會設立6個排他代理,分別爲西北、東北、華北、華南、東南、甘肅。
1.代理商的資格:
(1)是從事代理招展的公司。
(2)過去有良好的代理業績,熟悉旅遊用品行業。
(3)有一定的數量的人員,代理的範圍能夠覆蓋我們展會所設立的代理的範圍。
2.代理的聘用程序:
(1)取得必要的證明資料,對代理商進行資質驗證,確定代理上的資質可靠。
(2)展會項目經理初步與代理商議定代理條件,項目總監審查代理條件。
(3)公司負責人批准代理條件,簽訂代理合同。
注:本屆招展代理商的代理期限是一屆,期滿後視代理的業績和信譽等情況再決定是否繼續聘用爲代理商。
3.代理商的權利與責任:
權利:
(1)按合同規定收取佣金
(2)從辦展機構獲取招展必需的完整資料
(3)按合同享受辦展機構對展會及代理商的宣傳推廣支持
(4)在規定的時間內預訂的展位能得到保證
責任:
(1)按合同規定的代理形式和條件切實履行職責依法經營
(2)有責任對所代理的展覽項目進行宣傳推廣
(3)定期向辦展機構有關負責人彙報情況
(4)對辦展機構劃定的展位不得有異議
(5)按辦展機構規定的價格(價格範圍)招展,按時收取和繳納參展款(含訂金)
(6)不得對辦展機構制定的參展條件作私自改動
4.代理商佣金:本次展會各個代理的佣金爲20%,要一視同仁平等看待。代理佣金支付時間和方法可以和辦展機構協商制定。
八、參展手續辦理程序
1.參展單位填寫“參展商回執表”並傳真至招展祕書處,經確認後,簽訂參展協議,依協議將參展費用匯入制定賬戶,祕書處收到款項後即確定展位。(參展商回執表見附表)
2.展會祕書處將展會信息發佈在相關網站,展會的相關文件可在蘭州市政網,蘭州園藝協會網等網站查詢,請參展商留意最新消息。
3.關參展商報道、布展等事宜,展會祕書處將適時以電話、書面、電子郵件、等方式通知。
九、招展預算(附表1)
十、招展進度安排(附表2)
十一、聯繫方式
招展祕書處:蘭州文理學院12級會展班
一、活動主題:
青春的我們,騰飛的會展 (繼往開來 共展宏圖)
二、活動目的:
1.09級會展專業迎新活動,增進會展專業各年級同學之間的交流;
2.08級會展取得成績進行總結表彰,對會展專業新生起到榜樣作用;
3.展示會展專業風采,提升會展專業整體形象,擴大會展專業知名度。
三、活動時間和地點:
時間:20xx年11月24日 19:00~21:00
地點:重慶工商大學江北校區學生活動中心
四、活動前期準備工作:
1.活動組委會對方案進行最後確定,對工作進行分配,確定每項工作負責人。(10.30)
2.再次召開協調會,發現問題,即時解決(11.4)
3.每組工作人員進入工作狀態,完善各小組工作(11.5—11.12)
4.節目選用(11.11)
5.召開會議,各小組彙報各自工作,並對部分新發現的細節問題進行溝通協調(11.12)
6.繼續完善各自工作,爭取做到最好(11.12---11.20)
7各小組工作彙總,接洽整個聯誼會的各個流程(11.20—11.22)
8.彩排預演 (11.22)
五、活動形式和內容
形式不限,可單人或團組表演均可,節目類型包括歌曲演唱、舞蹈、歌舞結合、相聲、小品、演奏、朗誦等;節目題材力求體現會展專業學生精氣神,風格不限,健康向上即可。
具體的節目編排由節目策劃小組負責。所有節目需提前彩排,經過節目策劃組審查之後,合格的節目方可在聯誼會上表演。節目演出次序由晚會策劃組決定。
晚會開始前半個小時,同學及嘉賓陸續入場。入場期間,晚會現場播放音樂(歡愉的,高昂的)。
六、聯誼會流程
1、倒計時+開場秀+聯誼會願景dv
2、輔導員、嘉賓致辭,拉開晚會的序幕。
3、文藝節目(6—8分鐘/個)
4、中新會展公司領導對專業進行介紹。
5、08級活動大事回顧及表彰。
6、輕鬆互動遊戲,特設2個遊戲以活躍現場氣氛。
7、抽獎穿插於節目中,做法按照小獎放前面,大獎放後面的原則
8、聯誼會結束,評選出最佳人氣節目,大合唱,放禮花(兩根),合照留影
七、工作分配與具體事項
1、監製:龍亮、龔明偉、黃婉嘉、蔣曉娜
(1)全面負責,統一指揮,檢查督促,工作總結;
(2)銜接,協調各方面工作。
2:節目組:許鵬飛、盧瑤、王媛倩、何瀟
(1)負責聯誼會節目的編排以及現場小遊戲的收集;
(2)聯誼會現場節目的控制;
(3)各班選拔一名優秀的主持人(擇優選拔現象氣質佳,表達能力、組織能力、應變能力和責任心都強的同學,主持人數量爲4人:大一大二各兩人)組成風格和組成方式不限並協助主持人做準備工作,檢查主持稿。
(4)協助表演者準備服裝道具。
3:外聯組:黃波、肖正財、程紅、趙美芳
(1)拉贊助
(2)所拉資金,禮品的保管
(3)關於演員、主持人化妝贊助
4:攝影製作組 陳果、袁媛
(1)前期宣傳短片拍攝(老師及嘉賓對本次聯誼願景發言、排練花絮、同學寄言等)
(2)聯誼會現場拍攝、後期剪輯製作
5:後勤組 譚祺、徐鵬
(1)各班所出資金和外聯贊助資金的保管
(2)購買或製作聯誼會所需物資
(3)聯誼會現場佈置
(4)現場節目如有需要,負責擺放和撤離道具
(5)當晚的發放小禮品,記錄獲獎名單
6:宣傳組 許鵬飛、鄭城哲
(1)負責這次聯誼會的海報,橫幅等宣傳工具的製作
(2)設計我們的專業logo貼
(3)簡報宣傳
7:公關組黃瑩 楊琴
(1)製作請柬,邀請中興會展公司代表、學院領導、老師、贊助商、各專業同學代表、07會計四五班參加聯誼會。同時確定嘉賓發言稿。
(2)租借場地、投影等相關物品
8:背景ppt製作 敖玉雪、馮歡
(1)製作展示08會展前一年成果的ppt(對08會展一年圖片的收集,獲獎狀況的統計,證書獎狀拍攝)
(2)對節目、互動遊戲背景ppt、音樂的彙總
9:現場協調機動組:彭玉歡、黃瑩、鄭城哲、吳璞傑
(1)負責聯誼會現場的接待、秩序
(2)處理現場突發事件,如燈光、音效
(3)人員的調動與安排
八、 經費預算:
用 途 數量 金額(單位:元)
租用服裝道具 200
化妝 (贊助)
購買請柬 50—70 20
印製標誌 120
舞臺背景佈置 120
小禮品(抽獎) 100 + 贊助
聯誼會紀念品 (贊助)
資料打印 30
其他 210
共計 800
注:經費預算、支出由08 、09各選一人負責(譚祺、徐鵬)
一、實習目的
1、通過參與實習,更多的與社會接觸,增加自己的社會閱歷和經驗,爲即將到來的實習做好思想上和行動上的準備工作。
2、通過實習工作,瞭解當前會展業發展狀況以及未來的發展前景,爲以後進入這個行業作好充分的準備。
3、在實習的過程中,學習更多課堂上無法學到的知識,通過親自動手,強化自己的會展策劃實操能力。
4、培養自己的吃苦耐勞的精神,加強自己的綜合素質,鍛鍊自己的社會適應能力。
二、實習工作內容
1、安裝拱形門、氫氣球、燈籠。
元旦前夕,爲了營造節日的氣氛,應房地產公司要求,在元月1日之前安裝好節日宣傳道具。我與另外兩名同事於12月31日晚上8點開始安裝,共花時5個小時,在安裝的過程中,也會遇到種種困難,比如:在安裝氫氣球的時候風力很大,並且安裝的位置還要自己到處尋找。
2、調試音響。
由於房地產公司要舉辦一次交誼舞會,於是我和另外一名同事被派到現場調試音響,剛開始以爲調試音響很難,但在同事的指點之下,我便很熟練的掌握了調試音響的技巧。並且通過一天的學習,我已經基本上掌握了調試音響的方法。
3、搭建舞臺背景。
就搭建舞臺背景而言,在學校裏面也曾實習過,但在這十幾天的時間裏,共搭建並拆卸舞臺背景多次,並且,面積都比較大,而且搭建的方法也各不相同,但用的原理基本一樣。
4、安裝玻璃走秀臺。
應一家婚慶公司的要求,讓本公司安裝玻璃走秀臺,走秀臺共由13塊玻璃組成,每塊玻璃重40kg。安裝走秀臺很簡單,主要是搬運玻璃要爬兩層的樓梯,這是很費力的一件事。但最終還是克服種種困難,圓滿完成任務。
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