秘书基础知识要点整理
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秘书基础知识要点整理,秘书这一份工作,需要的是细心和相关的知识,而且关于秘书基础知识要点都是有很多的,小编今天为大家整理好了秘书基础知识要点整理的相关资料,一起来看看吧。
秘书基础知识要点整理1
(一)档案材料的收集:
1、建立,健全立卷归档制度,确立归档范围,归档时间,保管期限;
2、对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;
3、及时催办理完毕的文件上交回收,在次年检查齐全后整理立卷归档。
(二)档案的归档,立卷与管理。
1、区分全宗,确定立档单位。
2、分类。依据档案来源,时间,题目,内容,字母顺序分成若干层次和类别。
3、归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。
4、案卷排列。立卷按永久,长期,短期分别组卷,卷内文件把正文,底稿,附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份。
5、整理案卷,使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。
6、对所有公司档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。
7、每年对档案进行一次清理:清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。
(三)档案的保管:
1、防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;
2、公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;
3、做好档案室的'防盗,防水渍,防潮,防虫蛀,防尘,防鼠害,防高温,防强光等工作,门窗应结实牢固。
(四)档案的鉴定:
1、从档案的内容,来源,时间,可靠程度,名称等方面鉴别档案的价值。
2、确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久,长期,短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。
(五)档案的销毁:
1、对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存;
2、办理销毁手续,经董事会或总经理批准,方能销毁;
3、销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。
4、公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。
(六)档案借阅,利用工作
1、凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅
2、卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件,资料可外借。外借的须办理登记手续。
3、借阅期限不得超过3天。
秘书基础知识要点整理2
收发文处理
一、缮印文书
1、 含义:对文件进行抄写誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。
2、 要求:文字准确,字迹工整清晰;符合规定体式,页面美观大方;不随意改动原稿;
装订齐整牢固;注意保密。
3、 文件的缮印应该以定稿为依据,以签发批准的份数为准,不能随意增减。
4、 工作程序:确定印制的文书-〉确定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文书。
二、校对文书
1、含义:根据定稿对文件校样进行核对校正。
2、校对的内容:校订清样上的错字、漏字、多字。规范字体字号。检查版式、标题是否端正,页码是否连贯,行字距是否匀称,版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式统一,有无需调整和改版之处。
3、工作程序:准备好原稿和校样-〉选定校对方法(看校、对校、读校、折校)-〉核对校正。
三、用印
四、传阅文书
1、含义:在工作职责范围内传递阅读文件。
2、工作程序:确定传阅对象-〉选择传阅方式-〉传递文书-〉履行传阅手续-〉检查清理文件。
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