浅谈办公室工作的重要性和特殊性

浅谈办公室工作的重要性和特殊性，当我们进入职场后会发现每个公司都会设置好几部门，有些部门都是有独立办公室的，这些办公室的工作内容是非常重要的，下面小编就来分享一下浅谈办公室工作的重要性和特殊性！

浅谈办公室工作的重要性和特殊性1

一、引言

办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门，它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，领导的意见是否能得到有力的贯彻实施，单位的后勤保偶障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声有色……如此种种，都取决于办公室工作的好坏。因此，办公室主任这个岗位的责任尤为重大。作为一名办公室工作人员，是其必须得组成部分，充分发挥办公室的职能作用，笔者根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。

办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。

二、地位的特殊与重要

办公室是连接领导和其他科室的桥梁，保持目标任务正常运转的中枢、搞好协调的纽带。对办公室主任来说，其业务能力的强弱，办事能力的高低、指挥安排如何，都将直接影响单位各科室间的协调统一。

三、职责的特殊与重要

身为办公室主任，首先需要明确的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面：

（1）熟悉党的方针政策，当好领导的参谋和助手。（2）收集各科室工作任务，为领导活动及时提出建议。（3）协调单位公共关系。（4）主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准，并督促本室人员完成本室职责范围内的工作任务。（5）来文、来电、函件批处工作审核，以单位名义起草文、电、函。（6）起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话。（7）监督单位印章使用。（8）组织单位职工大会、年度工作总结评比和表彰会议。（9）单位来宾接待、安排等工作。（10）接受上级交办的其他工作任务，提出分解落实建议。（11）单位档案管理工作。（12）协调、密切各科室工作关系。（13）办公会议和筹备工作会议。（14）编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划。

以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能，其中，（1）（2）（3）三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：首先，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解单位情况、确定工作方向和重点，范围及程度上发挥参谋作用。其次，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。最后，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

第（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任人。三是来自单位各科室的，单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程度应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。一丝不苟，一办到底，落到实处。

第（11）属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言，集中体现在以下三个方面：一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的'负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站工作的枢纽。

第（11）（12）（13）（14）点属于协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调、所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。

四个职能部门不光是停留在口头上、理论中，更要实践到工作中去。具体如下：

当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参得准、谋得深，参到关键处，谋到点子上，力争出大主见，当大参谋。同时，又要摆正地位，做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下，协调各方面的重要职责，作为办公室主任既要协调高低，又要协调左右，还要协调内外，搞好协调，要讲究协调艺术，留意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中，态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑，对左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误事。

坚持做好岗位责任制，强化岗位目标管理是管理工作的基础，统筹目标考核和督促检查是关键。规范考核制度，按照目标严格考核是根本。

抓好指导决策后的任务落实，是办公室的重要职责，也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务，搞好督促则推进落实的重要环节和有效手法。抓好落实，就在做到“看不准不动手，看准了不松手，干不成不放手”。经过抓落实，保护指导权威，确保政令畅通。

四、岗位要求的特殊性

特别的岗位需求多重素质和能力，想做好办公室工作，就要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、静心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

脑勤，就是要勤于动脑，着于思考，如何使我们的工作适应形势发展，时代特征，更有针对性和实效性，怎样在工作中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务。怎样才能做到贴过实际、贴近生活、贴近职工，所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。

嘴勤，包括两个方面：一方面是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；另一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传广大职工的动人事迹。

手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。写出的文章，特别是调研文章要有情况、有观念、有内容、有分析，建议实在可行且操作性强。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。

腿勤，就要迈开双腿，不辞辛苦，上跑下跑，上跑就是往上级那儿跑，即请示工作、汇报工作、征求意见。下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发展典型、总结经验，掌握第一手材料，从而为工作发展提供助力。

热心，就是要有一副热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能抱着敷衍了事和当一天和尚撞一天钟的无所谓态度，而是要认真负责、积极努力，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。

诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含精其词，似是而非，以免贻误工作。

耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作不仅仅是一对某一个部门或某一些人，而是要为全体职工服务，难免有众口难调的现象出现。因此，面对麻烦，处理事情都要耐着性子，谨慎仔细的处理好每个细节。

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综合办公室的重要职责是协调各部门之间的关系，对于上级领导的工作，综合办公室需要及时了解情况，针对问题提出对策，协助领导完成工作，这就要求综合办公室拥有较强的办事效率。随着事业单位的进步发展，传统综合办公室的管理方式逐步暴露出管理理念落后、制度不完善、人浮于事等问题，这与新时代发展和事业单位自身进步要求是不相适应的。对此，综合办公室应该抛弃传统的管理理念，针对不同的时期采取不一样的管理方针，应该以提高工作效率和工作质量为第一目标，而为了达成这一目标，需要针对综合办公室的工作人员，使其在工作中能够更加主动积极，能够用最短的时间完成工作。

一、借鉴参考他人的管理理念

在当今这个变化迅速的年代，任何人和单位如果不能及时学习新的知识，那么最终只会被时代淘汰，事业单位的综合办公室管理工作也是如此。时代在进步，事业单位在发展，如果综合办公室的管理模式还是一成不变，势必会影响到事业单位的正常发展。因此，在新时代的大背景下，为了做好综合办公室的管理工作，首先需要其创新管理理念，在管理方式上多参考借鉴先进单位的管理经验，对于一些明显与时代发展不相吻合的管理方法，综合办公室需要及时抛弃，避免错误的管理方式为事业单位带来的负面影响。创新变革管理理念针对的是人，一个新的管理理念首先需要结合员工和事业单位自身的需求，其次才能对员工起到吸引和激发起工作热情的作用。當员工对工作充满了热情时，整个事业单位的工作氛围也会得到提高，试想在这么一个环境下工作，员工的工作积极性自然会得到提高，这有利于提高其管理工作的效率，并且促进事业单位更好地发展。

二、完善综合办公室的规章制度

任何管理工作的开展都需要结合一个合理的规章制度，为了能够提高事业单位综合办公室的管理效率，需要内部能够制定并完善规章制度。传统事业单位规章制度的建立限制了职工的行为，对其行为进行了控制，即在规章制度上，事业单位总是规定职工哪些事情能做，哪些事情不能做，而这些规章制度有的已经不能完全适应当前社会的发展，有的甚至会限制职工的创造力，因此这不利于综合办公室管理工作的创新。首先，综合办公室规章制度需要明确每一个工作岗位的职责。使每一位职工能够清楚自己的岗位工作，当然这同时也需要不同岗位职工能够相互配合工作，只有职工能够懂得合作的重要性，能够在工作时借助他人的力量，才能使综合办公室的整体办公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同岗位的职工所工作的内容是不同的，完善工作程序就是为了加深职工对自己工作内容的了解，不仅仅是让职工能够按照规定进行工作，还要能够实现流程的优化，提高工作成效。最后，是建立适当的奖惩制度。规章制度的建立不能只是限制员工的行为，当员工犯错误时对其采取惩罚措施。实际上，当职工积极投入到工作中，较好地完成上级交给的任务时，事业单位也需要给予其一定的奖赏，对职工起到鼓励的作用，引导职工积极创新，使其在今后的工作中更加努力，为其所在事业单位的发展作出自己的贡献。

三、增强员工的服务意识

对于事业单位而言，综合办公室的主要职能就是协调各部门之间的关系，当两个部门之间因工作出现了矛盾时，以第三者的身份化解其之间的矛盾。可以说，当前综合办公室是一个服务的部门，其目的是为了事业单位内部关系的稳定，从而促进事业单位更好地发展和进步。为了发挥出综合办公室服务的作用，需要增强员工的服务意识。如事业单位可以针对综合办公室的工作人员展开一些专门的培训，培训的主要内容就是综合办公室设立的目的和对事业单位发展的作用，通过培训职工可以使其明白自己的工作价值所在，当他们意识到自己工作的重要性时，就会按照规章制度来履行自己的职责，为事业单位服务。除此之外，还需要创新综合办公室的管理方式，通过学习其他事业单位先进的管理经验来增强员工的服务意识。只有提高了员工的服务意识，他们才会更加积极地投入到工作之中，才能将自我的发展与单位的发展相统一。

四、结论

总的来说，综合办公室对事业单位的发展起到了不可替代的作用，其不仅需要协调各部门之间的关系，还需要协助上级领导完成工作。随着时代发展和社会的进步，综合办公室传统的管理方式已不能适应当前事业单位发展的需求，对此需要创新变革综合办公室的管理工作，实现综合办公室的价值所在，为事业单位的发展作出贡献。