中學檔案管理制度(15篇)
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在不斷進步的社會中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。我敢肯定,大部分人都對擬定製度很是頭疼的,下面是小編整理的中學檔案管理制度,歡迎大家分享。
1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理,並掌握使用。
2、以學校名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等,憑校長簽發原件加蓋公章。
3、工作證、結業證、離退休證、職務(稱)聘書等,由教育局或相關部門統一辦理。
4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等,審計部門審計後憑主管校長批准簽字後方可蓋印。
5、因公出差、聯繫業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明並經校領導批准方可開具。
6、校長工作用章(私章)必須經本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由校辦公室主任批准並嚴格登記手續。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經發現即予嚴厲懲處。
一、組織機構:
學校教育科研由教導處負責,教導主任兼教科室主任,指導全校各學科和全體教師搞好教育科研工作。
二、任務
l、學校教導處制定好每學年的教科研計劃,有步驟、有重點地開展教育科研工作。
2、開展教科研的普及工作,組織廣大教師學習教科研理論和教科研知識。
3、有目的地開展教科研實驗,並向上級單位推廣教科研成果。
4、開展教育信息、教科研情報的交流和諮詢活動。
5、好學校和教科組的課題申報、課題立項、課題鑑定的工作。
6、組織好學校教科研的評獎活動,總結教育教學和教科研的經驗。
三、教科研的課題管理
l、由個人或課題小組向學校教科室申報立項要求,然後再向上級教科研機構申請立項。
2、填寫《教育科研課題申報表》和教育科研課題計劃表,統一向教育科研機構申請立項,然後有目的地進行研究。
3、立項的課題由承擔者按照申報的課題計劃進行研究,定期向教科室全面彙報研究情況,按期拿出研究成果。
4、對結題的課題,應組織推廣,並向上級單位申請教育成果獎。
5、對完成課題承擔和參與者,學校給子表彰和獎勵,並作為評選優秀教師的重要依據。
6、對不能如期完成教科研課題的應説明原因或寫出推遲結題的報告。
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閲檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閲完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,並插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度:
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守祕密,不得擅自擴大檔案利用範圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閲制度,健全手續,做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閲。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
三、檔案借閲制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批准後可准予查閲。
2、本單位人員查閲涉入本單位機密的有關檔案,須經領導批准後方可查閲。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閲登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閲檔案一律在本單位內查閲,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批准,限十天內歸還,並辦理借閲登記手續。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤後簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。
四、檔案鑑定制度:
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑑定工作。
2、鑑定工作要在分管領導下的主持下,由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑑定小組,逐捲進行鑑定,鑑定後要寫出鑑定報告並註明鑑定日期。
3、對鑑定後繼續保存的檔案要調整保管期限,並在備考表中註明鑑定時間、意見,由小組負責人簽字。
4、對鑑定後需要銷燬的檔案,必須辦理批准手續,寫出書面報告,編制銷燬清冊,報有關領導批准。
5、銷燬檔案時要有2個監銷,監銷人要在銷燬清冊上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對,並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時,也必須辦理上述移交手續,並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度——機構——問題”和文件形成規律和特點,保持文件之間的有機聯繫,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度:
1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台帳,做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規範化。
八、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閲檔案時必須保持案卷整潔,嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,並列入有關人員的職責範圍及工作標準。
2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,並作為考核有關部門、有關人員的依據。
一、檔案庫房實行專人管理,非本室人員未經許可不得進入庫房。
二、檔案進出庫房必須堅持登記、檢查、歸位、銷號工作。每年檢查、清理一次庫房內的檔案,做到收物相符。
三、隨時檢查檔案的安全情況,做到“防火、防潮、防曬、防蟲、防鼠、防黴變”等,發現問題及時處理並報告。
四、管理人員要堅持適時開窗、通風、除濕、調節等措施,保證庫房內適宜的温濕度。
五、嚴禁在庫房內吸煙、烤火、放置食品、雜物。
六、下班前應檢查門窗、電燈是否關閉。
七、經常搞好庫房衞生,保持清潔。櫃架檔案應排列整齊。
一、學生學籍檔由班主任負責填寫,學籍欄目必須按要求填寫,書寫工整,無墨跡。
二、學校操行評語要全面、具體、明確,富有教育和鼓勵性。
三、學生操行的評定由班主任在期末進行,用書面形式寫出評語,報教務處審批後方可填入學籍檔案。
四、學生操行評定要依照《中學生守則》、《中學生日常行為規範》,對學生的思想品德、學習、勞動、文體、社會等方面的表現概括地反映實際表現及特點,不可千篇一律沒有特色。
五、評語要有利於發展學生的個性和創造精神,不得單純以分數的高低、聽話的程度來論優劣,決不能在評價學生時摻雜個人的私念。
六、評定要中肯,寬嚴恰當,實事求是,以肯定成績為主,缺點中指出主要的,並指出努力方向。
七、學籍檔由教務處統一負責管理,如實填寫,按時上交,不得拖拉。
一、根據歸檔範圍,應歸檔的文件資料一律歸案存放。
二、學校設有檔案專用庫房、檔案櫥。
三、庫房堅固,有鐵窗欄、窗簾,能夠防盜。
四、學校有檔案工作分管校長、主任,由專職人員管理檔案。
五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、複製保密文件。
六、要求管理人員不該説的機密不説,不出賣保密文件。
七、不得擅自損壞、銷燬、塗改保密檔案。
八、如有泄密行為,依法律追究刑事責任。
1.檔案室庫房應有專人管理,非專管人員未經允許不得擅自入內。
2.檔案必須分類存放,明碼區分。室內不得堆放雜物或存放個人物品。
3.為確保檔案室的安全,禁止室內吸煙,嚴禁存放易爆易燃等危險物品,經常檢查室內電源線路,及時排除隱患,做到人離切斷電源,隨手落鎖。
4.庫房內必須備有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防黴等設施。同時配備滅火器、樟腦丸等用品。
5.保持室內清潔衞生。
6.檔案室對庫存檔案應定期進行檢查,如發現問題及時採取措施補救,對已過保管期限需銷燬的檔案材料要進行清理造冊,經分管領導同意,報主管部門批准,方可銷燬。
1.學校建立學校校本研訓檔案(總檔案)和個人專門檔案(分檔案)。學校檔案反映學校校本研訓的規劃,研訓活動的材料等;個人檔案反映個人考勤、成果、筆記、學時學分等認定材料。
2.每次研訓活動要收集活動的原始資料,研訓活動的過程記錄(包括研訓時間、研訓地點、主講人、活動負責人、研訓內容、研訓效果等),及相關照片等。並按時完成各種資料的收集、整理和分類工作,盡力做到痕跡管理,保證資料不遺失或缺漏。
1.學校校本研訓檔案(總檔案)
(1)校本研訓制度和計劃。
(2)校本研訓課程資源(年度校本研訓使用的教材或校本研訓自編講義)。
(3)校本研訓實施情況記載。(校本研訓的具體設計;每次研訓活動的情況記載;每次考試考核試卷及成績彙總;研訓活動案例)
(4)教育科研成果(分學年度的教師教育論文)。
4.校本研訓教師個人檔案(教師專業成長檔案袋)
(1)教師個人的自修計劃或結合自身實際制定的專業發展計劃;
(2)參訓的過程記錄(包括教師參加研訓的內容、教研組研訓活動記錄、讀書筆記、執教研究課等)
(3)參訓成效(包括髮表論文、承擔課題、教學課件、典型案例等)
為了加強對我校校本研訓過程管理,使校本研訓工作逐步走上科學化、規範化軌道,對校本研訓實施考核評估制度。
一、學校成立由校長為第一責任人,副校長、教科室主任和骨幹教師參加的校本研訓考核小組。小組成員嚴格按照要求進行考核,考核堅持公正、公開的原則。
二、考核評價參考內容:
1、積極參加學校組織的各種校本研訓活動,態度端正,思想上重視,行動上落實。
(1)嚴格教師校本研訓的各種考勤。教師必須按時參加學校組織的各種校本方面的學習與研訓活動,不得遲到、早退或缺席。如有以上情況,學校將按教師日常考勤辦法規定進行處理;
(2)嚴格教師校本研訓學習情況的檢查。學校將不定期檢查教師的校本研訓學習目標計劃、學習筆記、學習作業、學習心得、學習階段性總結等。
2、每個教師根據自身實際制定自修計劃,確立自我成才目標,有明確的發展方向,自我修養,自我提高。自覺學習教育教學理論,能保質保量做好業務筆記,寫好學習心得,豐富成長檔案袋內容,通過自學、互學、交流等形式提高自己的綜合素質;
3、積極參加各教研組的組內研訓活動,學習新理論、接受新信息、探索新模式、實踐新方法、創造新成果,提高自己的教育教學水平和能力,在活動中能夠發揮一定的`作用;
4、參加研訓學習後,教師能及時總結自己的認識和體會,將學到的新思想加以內化,形成自己的思想。及時撰寫心得體會、教學論文、案例分析等。
5、對教師個人研訓考核評價的結果,以學分方式計入教師繼續教育檔案,作為教師年度考核的內容之一,與教師的職務、職稱晉升和年終履職考核掛鈎。
為了科學、規範地開展會計電算化工作,不斷提高財務管理水平,根據有關會計電算化規定和辦法,特制定本辦法:
1.認真執行上級部門制定的電算化管理制度,自覺接受上級部門的檢查和監督。
2.根據電算化軟件的使用要求,正確執行會計電算化的操作程序。
3.電算化設備由財務部門統一管理,做到專機專人使用,其他部門和人員不得擅自使用。
4.定期對計算機進行病毒檢測,切實做好防毒工作,未經檢查的外來軟盤不得上機運行,發現機內病毒,應立即採取有力措施,消除病毒。
5.財務軟件操作人員要設置密碼口令,並注意保密,半年或一年應變動一次密碼口令。
6.每次上機完畢,必須做好備份,然後按正確方式退出,不得在使用過程中非正常關機。如上機需臨時離開,也應退出操作系統。
7.在操作過程中如遇斷電、設備故障,軟件運行不正常等情況,應立即中止操作,並迅速備份,然後通知有關人員及時處理。
8.在用的計算機,如需要修改和升級財務軟件,要報上級主管部門批准同意。
為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規,政策和規定,規範檔案的管理,確保檔案的完整與安全,便於保管和利用,提高學校檔案工作水平,更好地服務於教育教學,特制訂本制度。
1、檔案管理
(1)學校檔案工作實行分管校長領導、校長辦公室主管、各部門配合、文檔人員具體負責的管理體制。學校各部門、全校教職員工都應有很強的檔案意識,各部門負責同志應把檔案工作列為重要工作。
(2)學校檔案實行集中統一管理和分部門收集的原則。即學校黨總支、校長室和部門及羣團組織負責收集保管各自一學期(或一學年)形成的所有應歸檔的文件材料,學期結束前移交檔案室。檔案室負責學校各類檔案的登記、鑑定、整理、組卷、編目、保管、提供利用。文檔人員學期結束時向各部門收集資料。
(3)學校檔案管理的總要求是:及時齊全歸檔,規範高質組卷,精心嚴格保管,優質高效利用。學校檔案管理員必須嚴格執行《檔案法》和有關檔案工作規章制度,忠於職守,遵守紀律,秉公辦事,優質服務,以高度負責的態度認真做好學校各項檔案工作。
2、檔案保管
(1)學校全部檔案都由辦公室集中統一保管。各部門和個人在平時的收集、保管工作中,不得殘缺,更不得佔為已有。
(2)做好保密工作,確保檔案和檔案機密的安全。內部參閲、學習的文件材料、會議記錄等要加強保管,不得隨意堆放在辦公桌上,也不得夾起來掛在牆上。私人不得攜帶、保管機密文件,以防失落和泄密。
(3)文檔人員要嚴格執行“慎之又慎,萬無一失,警鐘長嗚,內外有別”的方針,妥善保管檔案,定期檢查,加強檔案室防盜、防火、防潮、防高温、防蟲害、防鼠咬等工作。檔案室列為學校一級保護室,學校保衞組和值班人員要加強防範,門櫥隨時加鎖。
3、借閲利用
(1)本校檔案主要為學校行政管理、教育教學、財務後勤以及羣團工作服務,原則上不予借出。
(2)本校教職工借閲業務性檔案,應徵得管理人員同意。如借閲機密性檔案,須經校領導批准。
(3)本校教職工借檔案,原則上在本室查閲,並經填寫《借閲檔案登記簿》和《檔案利用效果登記簿》。如確需借出查閲,經辦理借閲手續,借出時間一般不得超過一週,如需續借,應辦理續借手續。借出材料不得帶人公共場所。
(4)外單位人員因工作需要借閲檔案,必須持所屬單位介紹信,註明本人身份和查閲具體內容。有關人員,如需摘錄、複製有關內容須經學校主管檔案的領導批准。
(5)查閲檔案不得拆散原案卷,不得增刪、塗改其內容,以確保檔案准確、完整、安全。文檔人員在收回借閲的檔案時,要認真檢查,一經發現被塗改、損壞、遺失等現象,要立即追查,並報告學校領導嚴肅處理。
(6)借閲檔案者,對檔案的有關機密內容不得隨便亂講,防止機密泄露。
4、檔案鑑定
(1)經常組織業務學習,主動接受上級的業務指導。
(2)鑑定各種檔案材料的價值,確定各種檔案材料的保管期限,修訂檔案歸卷類目表;對檔案檢查中發現的問題進行鑑定,並提出正確的處理辦法。
(3)鑑定檔案利用的直接和間接效益,並報上級有關部門審核。
(4)對可銷燬的材料進行銷燬前鑑定。
1.會計檔案是國家檔案的重要組成部門,也是學校的重要檔案之一,它是記錄和反映經濟業務的主要史料的證據,學校必須切實地把會計檔案管好。
2.各單位的會計憑證、會計賬薄、會計報表和其它會計資料應建立檔案,妥善保管,。
3.學校每年形成的會計檔案,都應由財務會計部門按照檔案管理的要求,負責整理立卷或裝訂成冊,當年會計檔案,在會計年度終了後,可暫由單位財務部門保管一年,期滿之後,原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管,不得自行封包保存。
4.會計檔案保管期滿,需要銷燬時,由本單位檔案部門提出銷燬意見,會同財務會計部門共同鑑定,嚴格審查,編造會計檔案銷燬清冊,報單位領導及上級主管部門批准後銷燬。
5.按規定銷燬會計檔案時,應由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷,也可請主管部門參與監銷。
6.監銷人在銷燬會計檔案以前,應當認真進行清點核對,銷燬後,在銷燬清冊上簽名蓋章,並將情況報告本單位領導。
一、使用語音室上課的教師必須經過技術擦作培訓,嚴格按操作程序進行操作。
二、每學期每班第一次使用語音室時,必須對學生進行培訓教育。
三、語音課一般按學校排定的時間進行,臨時變動,應及時與分管責任教師聯繫,以便合理安排。
四、分管責任教師應協助上課教師做好課前準備和課後檢查工作,保證教學順利進行。
五、教師在上語音課之前或之後都應檢查有關設備是否完好,用後填寫使用情況登記表,如有損壞,及時與分管責任教師聯繫,酌情處理;若隱情不報,事後加倍處罰。
六、學生進入語音室後,須接受老師的指導,按座位表就坐,不準隨便調換座位。
七、使用者(學生)應嚴格遵守使用規則,聽音時仔細檢查耳機性能。先把音量調到最小,方可開機。聽音設備不得作收音、娛樂及其它用。不準拆接電器線路。耳機、話筒應該輕拿輕放,不準敲打。如發現機子故障或損壞,應立即與教師聯繫,以便妥善處理。如屬不按要求使用而造成損壞則要追究個人責任。
八、遵守紀律,愛護公物,注意衞生,保持室內整潔;責任教師每天必須檢查室內衞生情況,每星期徹底打掃室內衞生。
九、人離語音室,要切斷電源,關好門窗,並上鎖,以保安全;責任教師應每天檢查以上內容,以策萬全。
十、無關人員,未經許可,不準進入語音室。
十一、造成損失有相關人員負責賠償,教師操作不當由教師自行負責;語音室責任教師負責設備安全、日常維護以及衞生等,玩忽職守者除負責賠償損失外,還應扣除“教師發展評價”考核分10分。
第一條根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定,為加強本中學校檔案的科學管理,更好地為教育事業服務,特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分,它是為領導決策,為教育教學工作提供信息和依據,是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件,是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條堅持實行集中統一管理檔案的原則,維護本單位檔案的完整與安全,實現檔案的有效利用。
第二節檔案工作體制、機構和幹部配備
第四條各處室必須參與檔案工作,配備兼職檔案管理人員,並制定崗位責任制。
第五條辦公室負責本單位檔案室工作,業務上受區檔案局的監督和指導。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領導,並有一名處室同志分管,與校檔案室建立檔案工作網絡。
第七條檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識,不斷提高業務素質,更好地開展檔案工作。
第八條上級領導要支持和關心檔案管理人員,在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的檔案幹部在調離檔案工作崗位時,應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見,同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。
第三節檔案工作的任務
第九條負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案,為本單位各項工作服務,並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查,確保檔案完整準確。
第十條負責開發檔案的信息資源,根據提供利用的實際情況需要,編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研項目評審鑑定,工程項目竣工驗收和設備儀器開箱等活動。
第四節文件材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的文件材料),均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查,對不符合歸檔要求的案卷,應退回重新整理,以保證案卷的質量,便於保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔,交接雙方應根據案卷目錄,核對無誤後履行簽字手續。
第十五條科學技術研究活動中形成的科技文件材料在科研項目評審鑑定後一個月內,由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設活動中形成的科技文件材料,在基建項目竣工驗收後一個月內,由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價值一萬元以上的儀器設備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料採取隨時歸檔的方法,設備部門應通知有關人員參加儀器設備的開箱驗收活動。
第十八條財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料,除帳冊和憑證在財務部門保存兩年後向檔案室移交歸檔,其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料,要按歸檔範圍的規定,及時向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的文件材料應經過整理和編目,做到字跡清楚、簽署完備,不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫,以利於長久保存。
第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理,及時歸檔,即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。
第五節檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內文件整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案,按照此方案指導文件分類、排列組合。
2、將文件按一定特徵分門別類,組合成一個有緊密聯繫的文件組合體即案卷。
3、將案卷內文件排列順序調整後固定下來編寫頁號,填寫卷內文件目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序,按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序,將案卷的標題、保管期限、卷內文件起止時間和頁數等逐項登記,形成為一本名冊,即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃保存,存放地點應堅固乾燥、通風,並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高温等安全措施,定期檢查保管狀況,發現問題及時處理,保證檔案的安全。
第六節檔案的提供利用
第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用,為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,積極主動開展檔案利用工作,為本單位各項工作服務,逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閲制度,借閲檔案必須嚴格履行登記手續,寫明借閲的目的,點交清楚,歸還時要進行檢查,及時註銷。
第二十七條借閲檔案者要遵守借閲制度,不得在檔案上圈點、塗改、劃道污損,如有違者,按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。
第二十八條借閲人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還,借閲的時間一般不超過半個月,必要時辦續借手續。
第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據,不得擅自解釋)制發證明要仔細核對,經領導審閲後,加蓋辦公室公章。
第七節檔案的鑑定和銷燬
第三十條檔案室應根據1988年8號文件,市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學校檔案管理暫行辦法》,編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下,由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無保存價值的檔案進行登記造冊,經單位領導人批准報上級部門審核後銷燬。
第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人,進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期,並簽名蓋章。
第八節檔案的統計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理,根據保管期限妥善保存。
第三十五條機構撤消、合併時,要在機構變動前組織專人整理好檔案,按規定向有關部門移交,並辦理移交手續。
第九節附則
第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時,則依上級規定執行。
第三十七條本辦法自公佈之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節文書處理制度
1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》,公文處理必須規範化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求,用A4紙擬稿和鋼筆書寫,正確應用文種,格式符合要求,請求應堅持“一文一事”,避免請示與報告混雜。
3、發文必須按規定審批程序,經領導簽發統一編號行文,並做好發文登記。
4、收到外來文件後,必須先登記,傳閲文件要合理安排、嚴格管理,做到及時、準確、安全,並做好催傳、催閲工作,以免積壓和散失。組織傳閲,應本着先急後4、緩,先領導後一般,先主辦後協辦,先辦理後閲知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的文件,均應交辦公室簽收、登記、歸檔,任何人不得據為已有拒絕歸檔。
第二節文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像,會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清,不得藉故拖延和積壓,每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷,每辦一件事,每開一次會或每搞一項中心工作,要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的文件材料,必須符合要求,用A4紙和鋼筆書寫,正件原件齊全。
(2)卷內文件的排列,必須保持文件間的歷史聯繫。
(3)卷內文件的排列,應堅持先近後遠,先重點後次要,先批覆後請求的原則,並在每頁的右上角編上頁號。
(4)提倡立薄卷、專題卷,每一案卷的卷內文件一般不超過200頁。
(5)案卷標題要簡明確切,符合“三要素”(作者、內容、文種)要求。
第三節印章管理制度
1、公章和介紹信,由辦公室專人保管。
2、嚴格執行審批制度,凡涉及到各處室的文件報表等,由各部門核准,分管領導審批簽名後加蓋公章。
3、用印後必須登記。
4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。
5、蓋章時,注意收集具有保存價值的文件材料。
第三章檔案工作制度
第一節檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所,非檔案管理人未經許可,一律不準入內。
2、嚴格加強檔案庫房管理,認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。
3、檔案庫房內不得堆放其他物品,更不能堆放易燃物品和私人物品,嚴禁吸煙。
4、庫房門窗必須保持堅固,出入庫房隨手關門,確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風降温和衞生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況,發現問題及時處理。
第二節檔案保密制度
1、嚴格執行國家保密法的規定,經常開展保密工作的學習和活動,提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全,嚴格遵守檔案室工作規則,做到手續清楚,不發生差錯和文件遺失。
3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作,模範遵守制度。
4、對機密檔案要嚴格控制調閲範圍,依照制度提供利用,不私自帶回家中。
5、保密文件未經上級機關批准,不得複製和摘抄。
第三節檔案利用借閲制度
1、借閲檔案者必須嚴格國家保密法,以保證檔案的絕對安全,維護國家機密。
2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務,如借閲對象和範圍超出本單位人員或部門業務範圍,需徵得本單位及檔案形成部門領導的同意。
3、查閲絕密級檔案應經總支書記、校長批准,機密級和密級要經主管主任的批准。
4、查閲檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護,不得任意塗改、損撕文件材料,如有上述行為,一經查實要即上報,依法追究責任。
5、歸還時借閲人應向檔案室工作人員清點所借檔案,經核實收回借閲單後才能離開。
6、摘錄、複製檔案需經檔案管理人員同意,複製檔案還需填寫申請單,摘錄件、複製件經檔案管理人員核對(內容、頁數、份數)無誤後由檔案室蓋章後方有效。
第四節檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統一管理。
2、每年檔案按要求分類整理,編好案卷歸檔號。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統計,並按規定向上級報告檔案工作的基本情況。
5、借閲檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況,對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。
第五節檔案統計制度
1、檔案統計工作必須做到準確、及時、科學。
2、檔案統計數字要實事求是,如實反映情況,防止弄虛作假。
3、按時按規定向上級機關報送《檔案工作基本情況統計表》。
4、檔案統計資料要妥善保存。
5、做好檔案利用效益的統計,凡獲有一定經濟效益、社會效益的利用情況,要填寫檔案利用情況登記表。
第六節檔案移交制度
1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份,雙方各執一份。
2、檔案管理人員變動時,要做好檔案的移交工作,認真辦理交接手續。
第七節檔案鑑定銷燬制度
1、檔案鑑定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點,全面地考察檔案的價值,正確地制定檔案保管期限,確保檔案的質量。
2、鑑定工作必須有組織、有領導地進行,由辦公室主任主持該項工作,由分管領導負責,由檔案部門組成鑑定小組。
3、鑑定人員直接地具體地審閲每個案卷的內容,重要的案卷還要求一頁一頁地審閲文件內容,判定檔案價值,確定存毀意見。
4、銷燬失去保存價值的檔案,應逐頁登記造冊,經分管領導批准、上級部門審核後才能進行。
5、銷燬文件檔案,必須依規定在指定的地點進行。
6、銷燬檔案必須有2人以上監督銷燬,防止丟失泄密。
7、監銷人員監銷後在銷燬檔案清冊上註明銷燬日期並簽名蓋章。
第八節檔案的預立卷制度
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一,是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規範我校的檔案預立卷工作,對做好平時歸檔工作,提高立卷質量,方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進我校檔案管理水平的整體提高,現就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例:
1、確立和堅持平時歸卷制度,做好收集、整理,並按類目歸卷,便於查找利用。
2、建立規範的預立卷類目表,並依次設置條款編號。
3、立卷部門可根據工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調整建議。
4、明確預立卷工作職責,檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業務指導並檢查平時歸卷情況。
第四章各級各類檔案工作職責
第一節檔案工作分管領導職責
1、分管校長職責:認真貫徹《檔案法》,規劃本校的檔案工作,並把檔案管理工作落在實處,加強檔案管理的教育,增強全體教職工的檔案意識,努力創造條2、件,不斷促進本校檔案工作發展。
3、辦公室主任職責:領導檔案室工作,認真貫徹宣傳《檔案法》,強化檔案工作,積極開發檔案信息資源,為本校各項工作提供服務。
4、各處室主任:落實本處室兼職檔案員,加強對處室檔案員考核,以確保處室的材料收集齊全、整理規範、按時歸檔。
5、對網絡人員工作進行年度考核,實行獎懲辦法,鼓勵先進,促使檔案納入學校考核範圍。
第二節文書工作人員職責
1、必須嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》,文書處理必須做到準確、及時、安全。
2、負責公文的收發、公辦、用印、立卷、歸檔,上級來文和部門的文件材料必須分類登記,專櫃保存。
3、嚴格執行保密制度,不得將文件隨意亂放、摺疊、丟失或帶回家,調借閲文件材料發須登記。
4、按公文寫作的規定和要求,認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發文登記。
5、參加校內召開的各類會議時,認真做好出席統計和會議記錄。
6、堅持平時立卷,按時完成每年的立卷歸檔任務。
7、認真做好文件清退工作。
第三節檔案工作人員職責
1、嚴格按照《檔案法》集中統一管理本校各類檔案,為教育科研、教學等工作服務。
2、要忠於職守、刻苦鑽研業務知識,嚴格執行檔案工作制度。
3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作,把好案卷質量關,對各處室歸檔的案卷,逐一審查、登記,對不符合要求的堅決退回,及時改正。
4、凡設備開箱、基建項目竣工,檔案人員必須到現場收集有關資料。
5、做好督促、指導工作,定期召開檔案網絡人員會議,進行業務指導。
6、定期核對清點檔案,保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房,嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全,如發現案卷污損應及時修補。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作,編制案卷目錄,並及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動開展檔案提供利用服務,做好編研工作。
第四節檔案網絡人員職責
1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統一管理的原則。
2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。
3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級來文和外出人員開會帶回文件的收集、登記工作。
5、及時向檔案室提供信息,協助檔案室做好平時立卷歸檔工作。
6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動結束後,應及時向檔案室移交有保存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節電子檔案工作職責
1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中,應明確職責,責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責;電子文件歸檔案管理的日常監督、指導和保管開發利用等工作,由本校檔案室負責。
2、本校檔案的電子文件,與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理,檔案室配備計算機系統,使歸檔的電子文件能有效機讀。
3、專職檔案員應具備計算機專業知識,熟悉計算機系統,積極主動提供服務,發揮歸檔電子文件的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網絡圖
文書檔案:黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊
教學檔案:綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衞生工作類、教材類、教師隊伍建設類
會計檔案:憑證類、帳冊類、報告類、其它
基建檔案:項目
設備檔案:辦公(輔助)設備、交通工具
科研檔案:課題、論文
聲像檔案:照片、底片
電子檔案:光盤、磁盤
榮譽檔案:獎狀、證書、獎牌(杯)、其它
教師業務檔案:語、數、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)
一、 目的:
為使學校人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規則。
二、 內容:
1、歸檔制度
(1)對資料進行鑑別,看其是否符合歸檔要求。
(2)按照資料屬性、內容,確定其歸檔的具體位置。
(3)將資料放入檔案,並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衞制度
(1)、指定專人負責檔案保管。
(2)、備齊必要的存檔設備。
(3)、檔案櫃保持清潔,不準存放無關物品。
(4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、 統計制度
(1)人事檔案的數量。
(2)人事檔案材料收集補充情況。
(3)檔案整理和保管情況。
(4)檔案及設備利用情況。
5、 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起,
(1)取出應轉走的檔案;
(2)填寫人事檔案轉遞記錄;
(3)按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
(1)由有關單位部門開具介紹信,説明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章。
(2)其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;
(3)證明材料由人事處審閲,加蓋公章,然後登記、發出。
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