如何安排部下工作
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如何安排部下工作,作為一個管理者,經常會遇見不同性格、特點的員工,那麼我們應該如何安排他們的工作呢,有效安排下屬工作是領導者的一個重要本領,下面看看如何安排部下工作。
一般來講,根據工作的性質和員工與自己的關係情況,領導會進行不同的安排,具體包括下面五種情況如下:
1、對可有可無的日常瑣事,安排給新人做
日常瑣事在部門內、公司內都是些不起眼,也不重要的事情。這些事情做起來並不難,做好做差影響也不大,但卻能考察一個人做事的態度、品質和能力。
而新人剛進入職場,沒有什麼經驗,也很難指望他一下子做成大事,做這類工作出錯也不會有什麼損失。所以,領導通常都把這類事情安排給新人做,一來負面影響可控,二來可以考察新人的品質,為以後使用打下一個評價的基礎。
2、對容易出業績的工作,安排給要提拔的人做
但凡涉及晉升,都離不開出色的業績和成績。而職場老油條都清楚,業績都是分配出來的。
所以,對於容易出業績的工作,領導都是直接安排給自己要提拔的人來做,
一來讓他得到歷練,
二來能夠在歷練中形成自己的團隊,
三來是用業績積累聲望,堵住別人的嘴。
在一家國企單位,一把手設計了邏輯嚴謹的績效管理制度,凡是他想提拔的`人,就因人設事,將這些人做的日常工作,拔高到公司高度,立項為重點工作,這些人做項目負責人,短期內輕鬆做出業績,讓其他員工無話可説,最終這些人都順利提拔。
3、對油水很大的工作,安排給自己的心腹做
每個組織和企業都會有油水比較大的工作,比如採購、招商等。這樣的工作很容易附帶產生額外的經濟利益,像這種都是安排給自己的心腹下屬去做。
主要有三個原因,
一是這些肥差油水,領導自己能夠深入掌握,別人難以染指,而且可以通過心腹轉手,將額外的利益拿到自己手上,貪官都是通過自己的親人祕書來受賄的;
二是可以給心腹隱形福利,讓他對自己更加忠誠,死心塌地地跟着自己;
三是保證肉爛在鍋裏,給自己人,讓自己的人不斷壯大。如果這些工作給心腹以外的人做,領導容易失去對工作的控制,除了不好搭話,可能還拓展對手,甚至還存在被檢舉舉報的風險。所以,越是油水大的工作,越要安排給自己的心腹做。
4、對不重要但困難的工作,安排給不順眼的人做
職場中,總有一些工作是費力不討好的工作,做起來難,出業績更難。這種工作,稍微懂行的領導都會安排給自己看不順眼或看着不爽的下屬去做,俗稱穿小鞋。
這樣做主要有三個目的:
一個是通過困難人物,讓他們多犯錯,領導可以抓他們更多的小辮子、小把柄,加強對他們的控制;
一個是這類工作容易出問題,領導可以隨時甩鍋,而沒有什麼心理負擔;
一個是即使他們做出成績,自己也可以佔為己有,表明自己領導有方,甚至在成績特別耀眼的情況下,對他們進行拉攏。
5、對重要又困難的工作,安排給自己統籌做
官渡之戰中,許攸背棄袁紹,投降曹操,建議曹操立刻帶兵火燒烏巢糧倉。此時,曹操二話不説,親自帶領軍隊前去烏巢。為什麼曹操非要自己去?因為官渡之戰勝敗就在此一舉,自己的身家性命都寄託在燒燬烏巢糧倉的事情上。派誰去,他都不放心,只有自己去,才能確保自己的安全。
所以,對重要且困難的工作,以員工能力為主安排工作,但領導必須像曹操一樣,親自掛帥監督,將所有人置於自己的視線之下,目的就是避免被人使絆子、摻沙子,甚至是臨陣倒戈。否則,一旦發生,自己的領導地位也就岌岌可危了。
明確佈置任務的目的。
佈置任務絕不是單純的保質保量地完成工作任務。當然這一條是最低,也是重要的目的。除此以外,還有幾個目的:
1、激發下屬的潛力,讓他能超常發揮。
2、發現人才
3、培養人才
4、營造氛圍
這四點是我們經常忽視的。往往是幾個目的混在一起。比如是為了鍛鍊人才,培養人才。因此在安排人選的時候,就會去考慮哪些人是否具備潛質,是否值得培養。
有時會為了營造氛圍,比如競爭氛圍,會同時有兩個團隊開發同一個產品。
想要達到目的,有兩個前提:
1、對工作任務進行分析分類。
要對任務的重要性、緊急性、困難程度,所需的能力等等有一個基本的判斷,
2、對下屬的能力、意願等的充分了解。
也就是俗話説的要知人,才能善任。
對下屬的優劣勢,心態,能力等等,做到心中有數。
而我們在日常工作中,大部分是憑直覺在判斷事情,感覺這個事情應當有挑戰性,誰才是最合適的人選。沒有明顯意識到這個問題,只是不自覺地做了這個過程,但沒有認真思考過。
除非碰到有比較重要,比較棘手的事情的時候,才會仔細去思考,這個事情誰去做才更有把握完成。
有了對事情的分析,對下屬的優劣勢的瞭解。接下來,才能談到如何佈置。比如如何溝通等技巧類的東西。
明確任務類型:
根據任務的各類性質,採用不同原則方法,分別對待處理的方法體系。
任務按照不同的特質可以劃分為多種類別:
1、最常規的方法,是時間四象限法,按照重要和緊急程度劃分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四類;
2、按照重複性(突發)劃分:突發性與常規性;
3、按照任務的所需能力劃分:開創性與例行性。
比如開拓新的市場,新產品開發,新的團隊等等,屬於開創性的任務。而按部就班的例行工作,如報表,採購等有一套成熟的運作流程,只需按流程去完成,就屬於例行性工作。
4、按照時間長短劃分:長期性與臨時性等。
5、按照難易程度劃分:艱難型,中等難度,普通型等等。
可以根據自己的行業特點、工作特性、時間要求、工作需要、能力大小等因素來調整適合自己的劃分方法,找到最適合自己需要的`分類方式。
明確責任人 前提是要知人善任。
知人善任,就是給任務找到合適的人。而這個合適,指的是能達成你的目的,不僅僅是完成任務,還有可能是為了考察下屬,也可能是培養下屬。
要知人,就要了解他們的能力,性格,處事風格,以及喜好、價值觀、優勢等等。特別是冰山以下的部分,要多加關注。
瞭解之後,就能對下屬進行分類。當然有不同的分類方法。
常用的分類方法也是四象限法,用能力與意願進行分類。
高能力高意願,高能力低意願,高意願低能力,底意願低能力這四大類。
這樣簡單劃分,也能看出你如何使用了。
明確資源:
完成任務所需的資源以及可提供的資源,如人、財、物等等。
佈置任務時,最容易犯的錯,是我們往往低估了完成任務所需的時間,人員、財力、物力,權等等。而下屬由於受各方面的影響,往往不會主動提出來,比如不授權只授責。
最後管理者只能被動接受不好的結果,卻把責任歸咎於下屬。
明確完成期限:
沒有期限就會導致可做可不做。
明確標準:
明確任務完成的質量標準以及關鍵節點、獎懲標準。
什麼叫完成,什麼叫好,做不好有什麼壞處,做好了有什麼好處。
再次確認任務:確保下屬理解了任務。
1、追蹤與檢查:
對於各項任務要進行追蹤檢查,隨時糾正。對於關鍵節點更要高度重視。
檢查分為過程檢查和結果檢查。
過程檢查有三種方式:
一種是抽查,
一種是投訴,
一種是到現場查看。
隨着管理級別的增加,過程檢查應當逐漸減少。因為精力有限。
結果檢查有三種方式:
一是查看報表,
二是開會當面聽取進度,
三是例會彙報。
不管怎麼説,由於管理者的時間與精力有限,因此還是應當以重要的事情作為重點檢查對象。非重要或例會常規工作,只需抽查或其他方式檢查就可以了。
2、獎懲與覆盤:針對過程及結果實施獎懲,組織重點任務的總結覆盤。
給下屬佈置工作需要注意的因素
管理者給下屬佈置工作的8個要點:
1、責任到人
2、完成時間
3、制定標準
4、重複一遍
5、要有監督
6、要有輔導
7、驗收考核
8、要有獎懲
任務要明確
讓下屬做什麼工作,必須要交代清楚,下屬明確知道自己的工作內容後行動起來就會比較有目標,也更有工作的積極性。
時間要限定
給下屬分配工作,要讓下屬知道應該在多長時間內完成,也方便下屬根據時間安排自己手上的工作,因為經常下屬手上的工作有多項,不僅僅就一項。
標準要講明
分配的工作應該做到什麼程度算合格,要讓下屬在接受工作的最初時候瞭解清楚,這樣在工作結束後獲得的工作結果才是令人滿意的,避免一項工作的多次返工。
工作原因要明瞭
為什麼給員工分配這項工作,要明確告訴接受這項工作的員工,讓員工知道自己接受的這項工作的意義所在,也讓員工體會到自己到單位中的價值所在,員工會更加主動的投入到工作中去。
給出工作建議
在給員工分配具體工作的時候,如果可以,作為上級領導針對分配的工作給員工提出一些具體的工作建議,可以讓員工更好更高效的完成分配的'工作內容。
用對人
上級領導要知道下屬們大致的工作能力情況,以便在分配工作時可以找到合適的下屬。工作分配給合適的下屬,可以讓接受工作的下屬充分發揮自己在該項工作方面的優勢能力,工作結果也會更加令人滿意。
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