在他人办公室会面所要注意的礼仪
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在他人办公室会面所要注意的礼仪,在日常生活中,人们是越来越讲究礼仪了,特别是在职场上,在办公室里会面的一些礼仪是要很重视的,因为这些礼仪可以看出你在职场上是个什么样的人,下面小编分享在他人办公室会面所要注意的礼仪,一起来看下吧。
在他人办公室会面所要注意的礼仪1
第一条规则是要准时。如果有紧急的事情,不得不晚,立刻通知您要见的人。如果打不了电话,请别人为您打电话通知一下。如果遇到了交通阻塞,车上有电话,要充分利用电话,通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到,您将要先到,要充分利用剩余的时间。例如,坐在汽车里仔细想一想,整理一下文件,或问一问接待员是否可以利用接待室在宣布到来之前休息一下。
当您到达时,告诉接待员或助理您的名字和约见的`时间,递上您的名片以便助理能通知对方。如果助理没有主动帮您脱下外套,您可以问一下放在哪里。
在等待时要安静,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作。尽管您已经等了二十分钟,也不要不耐烦地总看手表,您可以问助理他的上司什么时候有时间。如果您等不及那个时间,可以向助理解释一下并另约一个时间。不管您对助理的老板有多么不满,也一定要对他有礼貌。
当您被引到经理的办公室时,如果是第一次见面应做自我介绍,如果已经认识了,只需互相问候并握手。
一般情况下对方都很忙,您要尽可能快地将谈话进入正题。清楚直接地表达您要说的事情,不要讲无关紧要的事情。说完后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。
在他人办公室会面所要注意的礼仪2
关于办公室接待礼仪
着装仪容规范
不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁,自己也会感觉良好、自信十足。注意,在穿着上不要百无禁忌,过于招摇。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装,相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外,要是你整天“标新立异”,想办法从外观上引起上司或者同事们的“视线”的话,上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上,工作肯定不会太认真。
来访者接待
前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找一位?”、“有预约吗”。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。
如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台接待应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。
如果来访者知道找谁,但没有预约,办公室前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,×××单位的×××来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。
接电话礼仪
办公室前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(办公室名称,如果办公室名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。
鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。
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