办公文秘基础知识
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办公文秘基础知识。首先要了解办公文秘的职责和要求,秘书是不是也要学习去夯实自己的实力和能力,提高自己的专业知识,并且提高自己的组织,交流能力。下面一起来看看办公文秘基础知识学习的知识吧。
办公文秘基础知识1
秘书的定义及分类
一、秘书的定义
(一)制定秘书定义的要点
1、秘书活动的服务对象是领导者;
2、秘书活动的根本职能是辅助管理;
3、秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
(二)教材给出的定义
秘书是直接辅助领导者实施管理,并负责全面处理信息和事务的工作人员。
(三)其他定义
1、秘书是帮助上司处理各种事务的人员。
2、秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的,助理政务、管理事务的工作人员。
3、秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
二、秘书的分类
(一)纵向分类(秘书的层次)
1、秘书所在单位的级别有高有低,相应地有三个层次的秘书。
2、同一单位内部,秘书人员的职位有高低之分:
(1)初级秘书:主要从事一般日常工作;
(2)中级秘书:主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息;
(3)高级秘书:工作以参政议政为主,较多参与决策。
3、秘书职业资格鉴定的三个等级线:初级、中级、高级秘书,在知识要求和技能要求上各有不同。
(二)横向分类(秘书的类别)
1、从所属部门的角度划分,更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。
2、从具体工作的.角度划分,其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。
(1)“生活秘书”这一类型确实存在过,不能简单地予以否定;
(2)按此标准划分,还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。
办公文秘基础知识2
文秘专业基础知识介绍
一个称职的秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的,也是实现其它能力的基础。可以这么说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是“看家”的本领。
那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来,主要应注意以下几点:
首先,要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作。
不管干什么事情,必须有正确的态度和浓厚的兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作,是一种复杂、精细的精神生产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出:“在工业社会向信息社会过渡中,有五件‘最重要’的事情应该记住,而其中的一件就是:在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。
这里所说的‘读写技能’,首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。”与此同时,我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学。爱因斯坦说过:热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”,“每有会意,便欣然忘我”,乐此不疲,如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,学得入门,就会不断地取得进步。
其次,学习文秘写作基础知识,借鉴优秀作品。
写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说:“写作无秘雇作文有要道”,“定体则无,大体须有”,这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材,就是前人文秘写作经验的科学总结,就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。
要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定评的大作家,他的作品,全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出,也就不能领悟。我们也应认识到:读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”。
最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改。
写作是一种技能,技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到的确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步不前。天道酬勤,勤能补拙。只有勤学若练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。
作为文秘人员,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现。文章频改,工夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员,要有高度的责任感,,养成修改文章的良好的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高。
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