檔案管理制度15篇

隨着社會一步步向前發展，制度使用的情況越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編爲大家收集的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度1

爲不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。

二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，並制訂案卷目錄等索引查詢工具。

三、設立檔案庫，配置專業存檔箱櫃，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。

四、對已過保管期限，需銷燬的檔案材料，要清理造冊，報校領導批准。

五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。

六、屬保密範疇內的檔案，利用者須報經校領導同意後方可查閱，查閱檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閱或摘錄。

七、凡有需查閱檔案者，查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。

八、利用者如須摘錄、複印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。

九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，並註明利用目的，經校領導同意，方能查閱。

十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果;利用者有義務向檔案室反饋利用效果。

十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。

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檔案管理制度2

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計覈算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查覈對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間爲次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱後近規定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批准，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，並要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批准後方能外借或複印，並辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分爲永久、定期二類，定期保管期分爲三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷燬時，由會計檔案管理人員提出銷燬意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷燬清冊，報上級方管部門批准後執行銷燬。銷燬時應派人監毀，並在銷燬清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

11、由於單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合併單位和建設單位完工後，會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交指定單位，並按規定辦理交接手續。

13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作爲新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

檔案管理制度3

酒店員工培訓檔案管理規定

1、總則

爲將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案,以便準確掌握員工培訓情況,更好地進行監督和管理,特制定本規定。

2、適用範圍

地面服務部所有經過各類培訓的幹部、員工。

3、職責

3.1 地面服務部市場業務部負責員工ⅰ級和ⅱ極培訓檔案的統一管理。

3.2 各單位負責本部門員工ⅲ級培訓檔案的統一管理。

4、培訓檔案管理

培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據。

4.1 檔案記錄

4.1.1 檔案記錄的內容應包括:培訓時間、地點、內容、課時、考勤、考試或考覈成績、證書編號及有效期、教員姓名。

4.1.2 檔案的記錄應及時準確。不需要發放證書的,應在培訓結束後5日內完成檔案的記錄工作;需要發放證書的,應在收到證書後5日內完成檔案的記錄工作。

4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。

4.2檔案的維護

4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護,維護內容包括:檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。

4.3 檔案的使用

4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應向該部門提出申請,得到其行政正職同意後,方可使用檔案。

4.3.1 檔案資料未經管理職責部門經理批准,不得帶出培訓檔案的保存地點或進行復制。

4.3.2 各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,並填寫《員工培訓檔案使用記錄》。

4.4 檔案的保存

4.4.1 員工的培訓檔案應長期保存。

檔案管理制度4

1 財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。

3 每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報後，由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂，並登記編號入庫管理。對於財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完後整理裝訂入庫;對於計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝後即刻納入檔案管理;對於其他財務資料應該入庫保管的，但根據工作需要暫時保管在不同會計人員手中，但對於十分重要的資料也應先辦理入庫手續，然後由相關財務人員按照正常借閱手續借出，以明確責任，保證財務資料的安全。

4 建立“財務檔案登記薄”，每項財務檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。

5 建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”，財務部門內部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱;需要複印財務資料的，必須由財務負責人批准，由檔案管理人員負責複印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、複印財務資料的，必須經財務負責人批准，並且在“財務檔案調閱、借閱登記薄”上登記

6 財務資料只能保留在公司範圍內，不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務資料的，按照國家法律規定，必須出具正式的“協助執行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件，

並由財務負責人批准後，按照以上手續辦理借閱、調閱。

7 財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規範》的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷燬的，應上報財務中心並建立“財務檔案銷燬清冊”，在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監督下銷燬，“銷燬清冊”作爲財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷燬。

8 財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公佈財務資料;不得擅自銷燬、塗改、僞造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、複製財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發生以上情況，應對當事人進行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經濟賠償責任;情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關追究法律責任。

9 行政部門應爲財務檔案的管理提供必需的條件。

10 財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查;內部審計財務檔案管理情況作爲審計重點，確保財務檔案的科學管理。

檔案管理制度5

第一章 總則

爲了加強會計檔案 管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。

第二章 會計檔案管理部門

1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。

2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度 ，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第三章 會計檔案歸檔的範圍

1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3、財務報告：包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

4、其他會計覈算資料：凡與會計覈算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。

5、增值稅專用發票和普通發票。

第四章 會計檔案的整理

會計年終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

1、會計憑證。

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、會計賬簿

各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其他內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啓用表的使用頁數，覈對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿支空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面―賬簿啓用表―賬戶目錄―按本賬簿頁數順序裝訂賬頁―會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的印章。

（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3、會計報表

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第五章 會計檔案的歸檔保管

1、當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。

2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接收。

第六章 會計檔案的借閱使用

1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閱手續。

3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。

第七章 各種會計檔案保管期限

1、會計憑證保管15年。

2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保25年。

3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。

4、發貨票保管5年。

第八章 會計檔案的銷燬

1、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時爲止。

2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、覈對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。

第九章 附則

本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

檔案管理制度6

一、目的

爲規範公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地爲公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發佈《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。

二、檔案的定義

（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。

（二）日常工作中形成的各類過程文件屬於資料，不屬於檔案範疇。

三、管理機構

公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。

四、工作職責

公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責爲：

（一）制定和完善檔案管理制度。

（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。

（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。

（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬並定期備份（至少每兩月一次）。

五、檔案鑑定

檔案鑑定包括歸檔文件的鑑定、到期檔案的鑑定。

（一）歸檔文件的鑑定，包括歸檔範圍、密級、保管期限的鑑定。

1、歸檔範圍。檔案管理員統計、鑑定檔案產生情況，梳理歸檔範圍，報領導審批確定。

歸檔範圍載體包括但不限於：

（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業註冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成並下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。

（2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。

（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事蹟、錦旗、證書、獎盃、獎狀、項目樓書。

2、密級鑑定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“祕密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。

普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。

祕密是公司一般的祕密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。

機密是公司重要的祕密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。

（二）到期檔案的鑑定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑑定，確定繼續保存或進行清理、銷燬。

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1、永久保存：

（1）公司章程；

（2）董事會及股東會紀錄；

（3）財務報表；

（4）政府機關覈准文件；

（5）不動產所有權及其他債權憑證；

（6）工程設計圖；

（7）其他經覈定須永久保存的文書。

2、十年保存：

（1）預算、決算書類；

（2）會計憑證；

（3）其他覈定須保存十年的文書。

3、五年保存：

（1）期滿或解約之合約；

（2）其他覈定須保存五年的文書。

4、一年保存：無長期保存必要的。

5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審覈、公司總經理/董事會批准。

7、決定銷燬的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷燬清冊》（詳見附件），銷燬檔案時至少有兩名監銷人。監銷人複覈待銷燬檔案，銷燬完須在銷燬檔案目錄上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期並簽字確認。

8、檔案銷燬後，鑑定、銷燬過程中形成的《檔案銷燬清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。

9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，並由檔案管理員在檔案卷內目錄、彙總表上註明。

六、檔案收集

（一）收集範圍。按照歸檔範圍進行收集。

（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，並定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一併移交檔案室，檔案管理員接收檔案並簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。

（三）歸檔文件要求。

1、歸檔的文件爲原件（無原件的歸檔需爲具有憑證作用的複製件）。

2、非紙質文件配文字說明一併歸檔。

3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

4、檔案的製成材料利於長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。

（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案後，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。

1、公司成立、註冊、變更文件。含公司成立的請示、批覆、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

2、公司合併、收購文件。含請示、批覆、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。

3、與合作方的相關文件。

（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。

（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。

（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委託協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。

（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。

（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。

注：1。如公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合併等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。

七、檔案管理

（一）檔案管理員接收檔案資料後，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保管和使用。

（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案櫃，在檔案盒/檔案櫃上貼上資料明細表，且在檔案櫃上標註公司/項目名稱和櫃號，並在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄彙總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮溼、防盜、防火、防黴菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，並採取補救措施，減少檔案的損失。

（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案櫃的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸菸和大聲喧譁。

八、檔案利用

（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。

（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批後方可借閱。檔案借閱方式爲：借出、複印、掃描、查詢。

填寫要求：

（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/複印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否複印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/複印/拷貝電子檔的文件用於辦理的事項。

（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須註明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用於辦理的事項。

（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。

（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無塗改等，並在《檔案借閱登記表》註明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。

（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審覈批准後方可調閱。

（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份複印件存檔，以便其他工作人員的查閱。

九、本制度自籤批之日起執行。

檔案管理制度7

物業公司員工培訓檔案管理

員工培訓是一項繁雜、艱鉅、長期的工作,這就要求我們負責培訓工作的各級幹部員工,必須認真負責地做好員工培訓檔案的歸檔和管理工作。

1.0由各部門(各子公司、各管理處)建立員工個人《員工培訓檔案》(表格or-004),將該員工參加的所有培訓,按《員工培訓簽到表》(表格or-005)所列內容,詳細填寫,作爲員工晉升、調薪、年度考評的條件之一。

2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓檔案將長期保存,並隨該員工在本公司內部工作單位的調動而調轉。

3.0無論那一種類培訓,從培訓申請到考覈結束,各部門(各子公司、各管理處)培訓負責人每次都應認真做好培訓記錄,按規要求填寫相應記錄表格,在培訓結束後歸檔備查。

4.0培訓記錄至少保存一年(員工個人員工培訓檔案除外)。

5.0教育培訓部負責建立各部門(各子公司、各管理處)負責人的培訓檔案。

檔案管理制度8

一、 學校實施教師成長檔案管理制度的意義

教師成長檔案管理制度是一種以教師爲本，注重發展教師個體的制度。它立足於在不斷髮展的教育教學，以目標引領施以評價，促進發展，具有明顯的激勵功能、教育功能和反思功能。它能讓教師根據自己的工作能力和工作表現，確定個人發展需求（最近發展區），制定教師的個人發展目標。它能向教師提供日後培訓或自我發展的機會，提高教師履行工作職責的能力，從而促進學校的未來發展。最大限度地滿足了教師尊重和自我發展的需要，從社會、心理方面來鼓勵教師的工作熱情和積極性。更能促進教職工的專業化發展。

二、學校實施教師成長檔案管理制度的目的

對於學校的發展，教師專業化建設是根本。我們都知道深入發展教師纔是學校創品牌的關鍵因素。沒有好教師，學校只能是曇花一現，沒有原創力和可持續力。

因，學校以目標引領，價值凝聚策略，激發老師積極追求，同時，積極創設自主發展的管理機制，提供研訓一體的實踐平臺，提供充足的網絡資源，幫助教師發展。建立教師個人成長檔案袋，記錄教師在自身專業化發展道路上的成長經歷，以此促進教師學習理論知識，交流教育教學思想，也促進教師積極參與到評價中來並反思自己的教學。

三、保障機制

1、制定校本培訓制度、聯合教研製度、學科引領的合作共營制度、觀課制度，努力營造團隊學習的氛圍。

2、把教研和科研結合起來，把教學中的問題生成課題，以科研促教研，以教研促教學的校本研修制度，在研究中促進教師自我更新，主動發展。

3、建立校內督學制度，爲教師發展提供診斷性指導，對教師成長實施跟進研究。

4、依託資源優勢，組建由校長領銜，輔與校內督導委員會成員組成督導小組，成立督導制度。通過隨堂聽課，問卷調查，談話交流，察看教案等方式，幫助教師理解“新理念、新課改”，提高教師的專業素養。幫助教師準確發現問題，改進教學行爲，提高教學效能，爲教師的專業成長提供指導。

5、實施自主申報，分項獎勵的項目管理制度。學校把重點指標納入項目管理，每學期採取工作實績自主登錄，分項目獎勵促進教師的主動發展。

6、堅持理論學習，提升教育理念，開設校長講壇、專家講座、教師論壇；通過研訓一體的校本培訓將理論學習和實踐學習相結合。

7、多元形式帶教(專家引領、專業合作、夥伴互助)，多種形式開課（包括：新進教師的彙報課、成熟教師研究課、骨幹教師的展示課、主題類競賽課）,多元形式研究（包括：課例研究、項目研究、課題研究），建立區域合作，依託優質資源等提供多種有利於教師成長學習資源。

8、每年對新進教師進行《北侖職高新老教師帶徒儀式》的專項培訓。

9、學校每年準備一定資金用於教師各類培訓

10、教師成長檔案中各項記錄將作爲教師評優評先的依據和學校年度考覈的依據。

11、對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是徵集材料向檔案轉化的重要步驟，這是項經常性的工作。對檔案材料的整理工作要求及時準確，利於考覈、考查材料的準確程度及學術價值。個人成長檔案的使用，由辦公室主管，每學期初由各教研組及教導處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。檔案室要經常檢查教師個人成長檔案的形成，整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現並解決問題。

檔案管理制度9

第一條爲了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時光不得超過一週，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。

第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。

檔案管理制度10

目錄

檔案工作崗位責任制

文件、材料收集歸檔制度

檔案鑑定制度

檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案複製制度

檔案統計制度

檔案庫房管理制度

檔案銷燬制度

檔案工作崗位責任制

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

　二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併爲本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

　三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。

6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。

2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔範圍

本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件彙編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

，檔案管理制度

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用複製件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先後形成排列好。

檔案鑑定制度

１、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。

２、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

３、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。

４、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。

５、凡是經過認真的鑑定，判定爲保存或銷燬的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑑定手續。

６、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。

檔案借閱管理制度

爲了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、祕密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行爲者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查覈對，發現問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷燬，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。

七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

檔案複製制度

1、本單位工因工作需要複製一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。

2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。

3、複製後要及時進行登記。

檔案統計制度

１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象爲對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的`工作。

２、統計作用。檔案統計工作，爲制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成爲能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。

８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

檔案庫房管理制度

１、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。

３、堅持以防爲主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

４、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對溼度在４５－６０％之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫溼度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裏不準吸菸。

檔案銷燬制度

１、檔案的銷燬，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷燬處理。

２、檔案銷燬，必須按照國家規定檔案銷燬的標準，嚴格進行鑑定。

３、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。

４、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。

５、批准銷燬的檔案，應及時送造紙廠化爲紙漿或焚燬，且要有兩人鑑銷；銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。

６、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷燬”。

檔案管理制度11

一、必須設有專門庫房或專櫃對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫溼度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，並定期保養，使庫房環境處於良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對溼度40%—60%之間的規定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行覈對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案櫃箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案管理制度12

一、檔案保密制度

1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續。

4、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。

5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查找，並追查責任。

二、立卷歸檔制度

1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，並按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得佔爲己有或擅自處理。

2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。

3、學校檔案分爲永久、30年、10年三個保管期限。

4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

5、卷內文件排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

7、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂並編制目錄。

三、檔案保管制度

1、檔案庫房需保持適宜溫溼度，適時通風降溫。

2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。

3、嚴禁在庫房吸菸，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。

4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、覈對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。

6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。

四、檔案查閱制度

1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。

2、檔案人員要熟悉家底，瞭解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。

3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續後，方可查閱並有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，註明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。

5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。

6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、塗改、剪頁、水溼、煙燒，以保證檔案的完好無損。

7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準複製、拍照和對外公佈。凡摘抄的有關檔案材料，用後一律交檔案室保存。

8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。

9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利於採取補救措施。

五、學校檔案的鑑定、銷燬和移交制度

1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定，認真做好檔案的鑑定工作。

2、失去保存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。

3、銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，方可執行銷燬。

4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點後，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等，以備查考。

檔案管理制度13

檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監理檔案資料是公路工程建設監理的職能和工作內容；是制止公路工程建設行爲的隨意性和盲目性；保證建設行爲符合國家法律、法規和有關政策；保證施工程序、質量按規範的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

2、對錶格填寫中的問題給予解答。如表格中有產生歧義及疑問的地方，應及時向業主或總監理工程師辦公室請示，並將答覆及時反饋施工單位。

3、完成監理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導、彙總和移交。

4、爲實現公路工程竣工資料規範化、標準化的管理目標，駐地監理辦在工程監理過程中必須使用建設單位統一印製的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設項目開工之日起，駐地監理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監理過程中採集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，

力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬於建設單位歸檔範圍的檔案資料，駐地監理辦應按時整理，工程竣工後移交建設單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設計文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里爲單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

6、駐地監理辦設一位負責人分管檔案資料工作，並建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理本建設項目在監理過程中形成的檔案資料，並配備必要的檔案設備。

7、駐地監理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監辦、駐地監理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。

檔案管理制度14

一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，務必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，務必經檔案人員帶給，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案務必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查覈對，發現問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁帶給利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術文件等檔案材料者，務必追查職責，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷燬，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。

七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

檔案複製制度

1、本單位工因工作需要複製一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。

2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。

3、複製後要及時進行登記。

檔案管理制度15

１、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。

２、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，務必堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

３、檔案鑑定，務必按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。

４、檔案鑑定工作，務必有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。

５、凡是經過認真的鑑定，判定爲保存或銷燬的檔案，務必按照規定的程序，辦好鑑定手續。

６、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員務必嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。

檔案借閱管理制度

爲了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、祕密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時光不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行爲者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。