合理安排工作顺序
本文已影响8.6K人
本文已影响8.6K人
合理安排工作顺序,当你面前摆着一堆工作要做时,应问问自己,哪些最重要,没有时间表,时间就会无情地被那些微不足道的小事占去,下面分享如何合理安排工作顺序
判断工作的轻重缓急,合理安排工作的优先顺序,在行动时可分为四个层次:
(1)重要但不紧急。我们工作之中,大多数真正重要的事情都不是急的,可以现在或稍
后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度,可以分辨出一个人办事有没有效率。正确的方式是:要把这类工作作为第一优先的事情。只有当你把主要精力用在“重要而不紧急”的事上,你才能从容应对。记住一个原则:把最重要的事做到最好,不值得做好的事,就不值得去做!
【对策】计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
(2)重要又紧急。这些事情看上去比任何事情都要优先,似乎必须立刻去做。而这样的结果是:你会嗜急成瘾,永远忙忙叨叨。其实,最好的时间管理,就是让这类事越少越好。
【对策】马上做,如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
(3)不重要但紧急。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但客观而冷静地分析一下,我们就可以把它们列入次优先工作中去,或者,让别人去做。
【对策】授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
(4)既不重要也不紧急。我们常常在做重要的事情前先做它们,这是本末倒置。因为这些事情会让你分心,它们给你一种有事可做和有成就的感觉,使你有借口把重要的工作向后拖延。
【对策】减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。
我们大多数重大目标无法达成的主因,就是因为把大多数时间都花在次要的事情上。所以,我们必须学会根据自己的核心价值,建立起优先顺序,然后坚守这个原则,并把这些事项安排到自己的例行工作中。
组织工作方法的具体阐述
我们要学会分清工作的主次。首先把那些无关紧要的工作放一边去,接着再排除那些你认为以后再干也不要紧的工作。对于那些必须目前就干的工作,也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条,既可以单独使用其中的一条,也可以互相配合使用。
(1)同时综合进行多项工作。办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,同时综合进行几项工作,这样效率就会大大提高。
(2)把若干步骤结合起来。有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决,这样就能节省时间。
(3)改变步骤的顺序。考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。
(4)改变工作方法。改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,对现行的手段、方法认真仔细地加以分析,从中找出存在的问题加以改进,使之与实现目标的要求相适应。一种是“独创改善方式”,不受现行的手段、方法的局限,在明确目的'的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
(5)尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战。如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。
(6)把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话代替出访。
(7)作业标准化。用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作,比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性询问,事先可准备好标准答复。
“分清轻重缓急,设计优先顺序,要务优于急务,选择优先速度”,这是高效工作的精髓。但这里还有一点需要注意,时间管理还应尽量避免产生急务,这就要求平时尽量多处理要务,这样可以减少任务的堆积,降低既是要务又是急务的任务产生概率。
记住这个原则,并把它融入工作当中,你才会感觉自己的工作轻松高效,否则你永远都不会感到安心,会一直觉得陷于一场无止境的赛跑里面,永远也赢不了。
一、按照事务的类型来安排时间。
大致来说,事务可以分为四种类型,管理者花多少时间,应视其类型而定。
①紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。
②重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是“不务正业”。
③紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间。
④不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务,管理者可先想一想:“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。
二、每天首先着手最重要的工作。
一般而言,管理者每天都必须处理许多事务。不少管理者错误地认为,他们可先处理好最次要的事激励自己,最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。
把它拖到最后来干,管理者经过一天的工作,大都已疲惫不堪,很难有足够的精力来考虑它,时间也不会很多,想把它做好很难。管理者这样做的根本原因,是因为内心深处有畏难情绪,回避最重要的工作。作为一名出色的管理者,一定要克服这样的心理倾向,首先着手最重要工作,用足够的时间精力来处理它,并把它办好。
三、每天留些“机动时间”。
管理者容易犯这样的.错误:用各种活动把一天的时间表排得满满的,以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况,管理者就不得不放弃计划中的工作,来处理突发事件,而今日未完成的工作,就必须加进明日的工作表中。工作是一场马拉松,而非短跑,如此给自己加压,管理者坚持不了多久。
因此,管理者应每天留些“机动时间”,即使没有发生突发事件,管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题;或与员工联络一下感情;也可休息一会,考虑一天工作中的得失等。这样,管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作,从容地面对明天的挑战
1、把所有工作划分成事务型和思考型两类,分别对待,对于事务型的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理,而对于思考型的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的.情况下去进行;
2、每天定时完成日常工作,在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,不要去想它;
3、列出工作计划,并且用明显的方式提示你完成的进度;
4、安排好随时可进行的备用任务,以不浪费你的时间。
《盗墓笔记》电视剧观看顺序排列,哪些是正版?
灭火器操作顺序
如何安排员工工作
男士面部护理顺序
男生面部护理顺序
婴儿的作息怎么安排合理
安瓶精华液使用顺序 安瓶和精华液使用顺序
接水晶头的排线顺序
郑氏辈分排列顺序
厨房橱柜的安装顺序
安排工作诀窍
练胸的动作顺序
健康也有固定顺序 生活各个方面需要合理的顺序安排
工作安排情况
经理应该怎样做好工作安排
女朋友工作不顺心怎么安慰,女生工作烦心怎么安慰
工作计划安排
水晶头排线顺序8根
怎么安排工作
理综答题技巧和作答顺序安排,带你备考迎战高考
婴儿的作息你安排的合不合理
口腔护理顺序步骤
水晶头排线颜色顺序
花木修剪的工作顺序有哪些
凉菜制作顺序
护肤品的顺序排列
化妆的先后顺序排列
十二生肖排列顺序表
中国职位权力顺序排名
生肖顺序排列表年龄
面对不合理的工作安排如何优雅的拒绝
全国985大学排名顺序
洗头发护理顺序