怎么安排工作
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怎么安排工作,给下属安排工作是每个管理者在工作过程中常见的事情。安排工作看似很简单,但要做好其实很难,这既涉及任务的整体掌控和系统思考,也涉及任务的细节和人的上心程度,下面来看看怎么安排工作。
1.适当:安排稍微有挑战性的工作,可以适当锻炼员工,但不能超过其能力太多。否则,员工就会认为,任务难度太大,反正怎么干都完成不了,干脆放弃了。
2. 可控:任务安排下去,没有过程检查,很容易造成管理失控;说检查但又不检查,员工自然就敷衍了事。
3. 带责:我们都知道要责任、权力、利益对等,但员工执行任务时,往往想到的是权力和利益,淡化了责任,管理者在安排前就要强调责任。
4. 整体:上级不是只有一个下级,他也不是只有一项工作。上级要做好平衡,避免鞭打快牛,失去公平。
5. 信任:既然交给员工做,就大胆放权,控制好自己的指挥欲,做一个安静的副驾驶。
6. 考绩:时刻要记得,你要的`结果是什么,不能因为员工抱怨就打折。提前告知员工,你要的结果是什么。
六个步骤
1. 为什么要解释工作的重要性?因为上下级不在一个层面,对事情的认知也有很大差异,所以请花点时间告诉他,这件事为什么重要。
2. 安排任务时,一定要把你的要求明确说出来,并设定具体标准,并且把它作为工作检查的依据和考核的标准。
3. 界定职权范围:哪些事情可以做,哪些事情不能做,一定要说清楚。让员工知道,遇到问题找直接上司,一般情况下不要越权行事。
4. 协商最后限期:管理者不能以自己的经验断定一个时间,需要与员工磋商,员工更清楚自己的工作能力。同时也要清楚,有些任务的日期是不可谈的,我们要视情况而定。
5. 听听对方反应:前面四个步骤,都是管理者主导,这时应该听听员工的声音,确认他是否完全理解任务内容。
6. 跟踪控制:及时纠偏。不能安排了任务,等到最后才来关注结果。过程中员工有拿不准的事情,管理者可以给予指导。
六点意义
以上六个步骤是安排工作时必不可少的,原因如下:
1.达成共识:你以为的有时候不是员工以为的
2.设定标准:没有标准,员工会认为干得好坏都无所谓
3.防止越权:监督总先斩后奏、胆大妄为的下级
4.控制进度:哪个时间段应该完成哪些事,一定要有清晰的进度表
5.澄清误解:避免因为沟通误解,造成的结果偏差
7.纠正偏差:监督过程,把控大体方向,及时调整不合规操作
01 、安排工作,就是责任要落实到每个人
什么工作事项由谁来做,谁来承担责任,谁来负责,谁来牵头,这是安排事项的第一要素。
如果工作安排无法具体落实到每个人,那么工作耽当然就不可能做好。
当我们把具体的工作安排给了具体的人的时候,当事人当然也就明白自己所承担的责任了。
下属明白了自己的责任,相当于本属于上司的责任实现了部分转移。
安排工作的过程,其实就是责任转移,权限转移,发挥空间转移的过程。让下属有序地忙碌起来,上司才能把更多的时间用在优化管理成效上,而不是把自己陷于具体的事务之中。
下属有了责任,上司才便于追究工作不力、目标未达成的责任。这样就形成了下属的工作动力。
02 、安排工作,必须明确具体的完成时间
很多领导给下属安排工作的时候,具体的完成时间往往很含混。领导都含混了,下属当然就更不清楚了。
正常来说,需要一周时间完成的,上司应该明确最迟不超过8天;需要十天半个月完成的,上司应该明确最迟不超过半个月。
有具体的时间安排,下属才能按部就班做好工作,按照时间节点做好工作。
当然,有时候为了留出来足够的优化工作时间,作为上司在安排工作时会就紧不就慢,预留出一点优化工作成效的时间来。
如果时间不够具体,那么下属就可能会拖延工作的完成时间,毕竟得过且过是一件容易的事情。
03 、安排工作,必须明确具体的完成标准
管理者给下属安排工作,还需要明确具体的工作完成标准。
下属做到什么程度就是合格的,做到什么程度就是合适的,做大什么程度就是优秀的,这些是必须明确的。
如果工作标准不明确,那么下属就算把工作完成了,我们往往也会发现,这不是自己想要的结果。
而有了明确的衡量标准之后,下属就会明白我们对工作的具体要求,就会按照具体要求所指向的`指标去行动。
我常常发现有些老板在安排工作时说不清楚标准,等到下属完成了,他看到结果就大发雷霆。可是你的要求不明确,怎么能怪下属呢?
04 、安排工作,还需要说明工作条件和资源调配,并适时提醒
管理者给下属安排工作,还需要充分说明可以给到下属的具体工作条件,可以给到他的工作资源,让下属具有一定的发挥空间和发挥基础。
如果什么条件都不提供,下属完成工作事项就失去了前提。当然,简单的事项通常无需专门提出来工作条件的问题,但是稍微复杂一点的事项,没有相应的工作条件和资源调配,下属肯定会比较为难。
而作为管理者,即便已经给下属安排好了工作,也还需要适时提醒其工作的重要性,以及完成的时间限制。
这样做是为了强化下属的完成工作意识,尤其是面对较为复杂和艰难的工作事项时,时时提醒,时时督促,是格外重要的。
05、 安排工作,监督和督导,是不可或缺的
管理者给下属安排好了工作,是不是就万事大吉了呢?是不是落实了责任,明确了时间和标准,提供了相应条件就完事了呢?当然不是的。
在下属完成工作的过程中,必要的监督和督导是少不了的。
如果安排的任务需要一定周期才能加以完成,那么就要划分为不同的节点来要求下属。
下属是不是按照管理者的要求,是不是按照管理者的指示去认真完成工作,也是需要靠必要的监督和督导才能得到真实结果的。
给下属安排工作,必要的监督,其实就是实施过程控制的一部分。
如果发现下属有做得不够好的地方,走偏了方向的地方,就需要在督导过程中指出来,免得下属一错再错,免得影响到最终的结果完成。
06 、安排工作,别忘了验收和考核,别忘了评估和分析
下属去完成工作,结果怎么样呢?这就必须要进行对结果的验收了。
有验收,有考核,有评估,有分析,下属做的工作才算是有了最终的结果,有了最终的好或者不好,优秀或者平庸的结果了。
而如果下属知道你的要求很严格,知道你的考核很细致,知道你的评估往往有一定的规范,那么下属一定会尽自己最大的努力把工作落实好,把工作做得更出色,而不是抱着完成工作的目的,只追求完成就行了。
作为管理者在安排下属工作任务时,既需要明确时间,也需要明确质量标准和速度标准,还需要明确最终的考核标准。这样下属才会把工作做得八九不离十的。
一、不把自己职责内的事交给下属去做
每个人在工作之中都是有分工和职责的,所谓“不在其位不谋其政”
作为领导不能把自己的工作职责内的事交给下属去做,因为:
第一,下属是没有领导的权限的,他做不好这件事。
第二,你将本属于自身的工作交给下属去做,其实是给下属出难题。那么,这件事的完成质量肯定不会太高的。
二、什么样的下属干什么样的事
会用人,用对人是任何领导基本的能力,任何领导都要清楚:一个人不一定任何事都能干,一件事不一定任何人都可以干。
所以领导要考虑事情的完成质量,以及这件事情符合的利益,要选择合适的人干合适的事。对于如何用人做事,我可以给大家几点建议:
1.高回报的事情,安排给想提拔的人
比如外出进修、出差考察、商业研讨等这些高回报的好事,精明的领导觉得这人有能力可以提拔到更重要的岗位,都会安排准备提拔的员工去参加,以此为他的晋升考核添砖加瓦,让他快速崛起,承担更重要的责任。
2.肥缺美差,安排给懂得感恩的人
在单位里,比如项目招投标、物品采购、应酬接待、费用报销等等这些美事,聪明的领导都是安排懂得感恩的人去完成,因为懂得感恩的人,知道公司对自己的恩情,感恩公司,会更加努力回报企业。
3.困难但不重要的事,安排给需要历练的'人
比如公司没有明文规定健全管理制度,但按照标准化管理的规定需要,这样要求严格,难度大的工作,精明的领导会安排给需要历练的人,培养他们的能力。如果他做好,提升他的自信心,如他做不好,也可以教导他。
4.重要且困难的工作,安排给有能力的人
在单位里,每个人都有自己的长处,有的善交际,有的善处“疑难杂症”。当遇到一些非常重要且困难重重的任务时,精明的领导就会知人善用,将工作安排给有能力的人去完成,绝不会随意安排人员。
5.琐碎的小事,安排给新人
比如复印材料、收发呈阅文件、跑部门送材料、会务安排等,精明的领导都是交给新人去做,并说年轻人多锻炼,这样会很快熟悉公司的业务,对提高自己的沟通协调能力也有很大帮助。
有些领导可能给下属员工部署任务时,可能不太自信,怕员工不接任务或者不情愿接受任务,对此我也给大家几点建议:
1、捧起员工,让他无法拒绝
比如单位需要写一份高质量的报告,但也只有某个员工能完成。精明的领导会夸赞这位这位员工,比如说:是我们单位唯一一位中文专业毕业的研究生,而且是单位的一支笔,很多材料都是高水平输出,除了你谁也干不了,你是我们的希望,
然后找两个其他人来配合他,精明的领导安排工作都会给下属戴上高帽,在加上形势所逼,让他无法拒绝,无法推脱!
2、恩威并施,防止讨价还价
比如单位需要处理比较棘手的工作。精明的领导就会用温和的语气对下属说:“你先把当前的工作放一放,现在有一件棘手事情需要你去处理。你是老员工,办事踏实,而且是我最信任的人,安排其他人我心里没底,如果中途遇到特殊情况可以临机决断”。
像这样安排工作,既给下属权力又给他戴高帽,他想讨价还价都没法开口。
3、让其没有顾虑,放心大胆
在职场上,遇到一些风险高的工作时,就会让下属害怕而退怯!
之所以退怯主要是因为怕担责任。精明的领导会这样说:这件事我交给你了,我对你有信心,你就放心、大胆去做,取得成绩是你的,有责任归我扛”。既然领导如此有责任有担当,那还有什么理由拒绝。
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