應該如何提升工作效率

應該如何提升工作效率 ，職場上，人和人的差距最直觀的體現就是工作效率，同樣一項工作，有人緊趕慢趕要四個小時完成，有人則只需要兩小時，可見工作效率的重要性，那麼下面跟大家分享應該如何提升工作效率。

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1、首先追求結果

很多人抱怨自己辛苦，工作上沒有功勞也有苦勞。但要知道這種說辭在職場中，其實是給自己的無業績和無成果找藉口。

一部電影拍得好不好，看的是票房和評價，而不是拍攝過程辛不辛苦。

一個工程達不達標，只看最後的完成效果，而不是工作人員累不累。

所以請記下這句話：要麼有成果，要麼有好結果。

2、科學安排事務的先後

事件和事件之間無非兩種關係：先後關係（先做完甲才能做乙）和並行關係（可以同時做）。

搞清楚工作中各種事情之間的關係，把可以並行處理的工作一起做，這樣就會極大地提高工作效率，這個理論的背後涉及統籌的方法論，具體可以參見華羅庚先生的書籍《統籌方法》。

在現代辦公中，完成一個項目少則十幾個步驟，多則幾十個步驟，其中涉及大大小小數百份文件，有些還需要領導簽字，這樣做非常有必要。

3、把握“零噪音”時段

什麼是零噪音環境就是指沒有他人或者電話打擾的，你可以安靜思考問題的環境。

在公司工作，在家裏陪伴家人，我們都幾乎不可能獲得“零打擾”時間段，而全天24小時中，唯有早起後的時段是絕佳的選擇，抓住這段時間極有可能使你的人生換道超車。

對大部分人來說，早起還可以治“深夜手機依賴症”這種“病 ”。爲了能早起，就得早睡，從而治好“躺牀刷”的毛病。

早起後的這段時間是寧靜且高效的。

利用好這段無打擾的時間，反思過去，計劃未來，從雜事中挑出最重要的3件事首先完成，這樣我們的`人生就容易出成果。

4、勇於給上級彙報進度

如果你的工作時常被領導詢問進度，這時你就要注意了，領導已經在提醒或是催促你了，而且一般情況下，由於你是被提醒的，事情多半是出乎你意料的，所以你做出的反應多半也會是負向的。

所以爲了幹好工作，我們儘可能要做到主動向領導彙報工作進展，這樣做有幾個好處：

第一，讓領導瞭解你現階段在做什麼，從而不會給你委派新的工作。

有些人因爲領導派的活多而雜，導致自己的工作出不了成果。但這不能怪領導，領導的事情很多，記不清你的任務量很正常，所以我們要主動彙報。

第二，讓領導瞭解你遇到的困難，從而支持你完成工作。

工作中我們難免會遇到一些超出我們能力或者職權的困難，主動彙報工作進度就是變相地求助領導，有時候領導的一個電話頂我們幾個小時的艱難談判。

5、不要輕易答應非直屬上級委派的任務

“三思而後行”放在這裏絕對適用。

尤其是面對一個非直屬領導跨部門給你委派工作任務，如果你自己不能很恰當地拒絕，那可以請示一下自己的直屬領導。

同事之間，簡單的小忙，像順路拿個快遞能幫的可以幫，但是超過1小時，比如幫趕一份報告，甚至要佔用你一個上午的時間就需要慎重了。

6、寫工作日記

我們有時候會覺得自己的事兒很多，但又不知道能先做哪一件。

要解決這種情況，我的建議是：在紙上或者手機App上把自己要做的事情全部記錄下來，清空自己的大腦。

來自美國的研究報告稱：如果你把自己的目標寫下來，你完成它們的可能性會比不寫下來高出33%。

所以，記錄非常重要！

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1、做日/周工作計劃並經常回顧

不管你習慣用PPT、Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個日/周工作計劃，包括上週工作進展和本週工作計劃。

針對每一項工作或任務，詳細標註開始和截止時間、交付物是什麼、需要對接的有哪些部門和同事等。

這樣方便自己定期回顧任務的狀態，是待開始、進行中、延誤還是取消，有利於自己針對不同情況採取下一步措施。

2、會議前的高效準備

參加會議時，經常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看着主持人，被問到項目進展，支支吾吾，一看就是沒有什麼準備。

爲了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準備：

提前看看會議日程，和自己相關的部分主要涉及什麼話題；

是否需要對上次未完成事項進行更新；

是否需要提前蒐集和準備數據、資料及文件；

是否需要提前聽取有關部門意見等等。

3、學會判斷任務優先級

每天手頭的工作很多，既有正在進行中的，也有被領導和同事臨時甩過來的，如果不分輕重緩急，就會感覺毫無頭緒，倍感焦慮。

因此，需要學會根據這樣兩個維度判斷任務的先後順序。即：

重要性（重要vs.不重要??）

緊迫性（緊急vs.不緊急）

根據這兩個維度可以劃分出4個象限，將待辦事項依次放入4個象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最優先級，需要馬上處理的。

4、多種溝通渠道並用，而不是單純依賴於郵件

電子郵件儼然已經成爲單位內部交流和溝通的基本和重要工具。發送文件、會議通知、討論問題、彙報工作，無一例外都是通過郵件完成。

但如果此時你完全依賴郵件一個溝通渠道，會發現有時真的會壞事，尤其是重要或緊急的.工作。

因爲郵件不是即時通信系統，人們不是隨時在線或者隨時可以迴應的，比如會議中或外出時間，就無法做到隨時回覆。

所以，如遇緊急重大問題或通知，一定記得打電話反覆確認，確保萬無一失。

5、未完成事項提醒

有的人非常喜歡將“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱板上，上面寫滿了待辦事項或需要特別提醒、關注的事項。這的確是個很好的辦法。??

小小一塊貼紙，記錄了事項的重點，比如時間、電話、找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成，需要趕緊搞定，因爲你肯定接受不了一張貼紙在那裏好幾天都巋然不動。

一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去，然後將新的待辦重要事項貼上去，頗有成就感。

6、先梳理一天工作內容

爲了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時候，將自己的日曆（或者電子日曆）打開，看看今天的主要工作內容有哪些，然後根據優先級分配自己的工作時間和精力。

這樣就可以讓自己做到心中有數，不僅不會遺漏重要工作，還會容易把控節奏，自信滿滿迎接新一天。

7、番茄工作法

就是選擇一個待完成的任務，將番茄時間設爲25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個番茄時段多休息一會兒。

這樣我們就會比較容易專注在工作本身，而不容易走神或下意識地刷手機。因爲人的注意力一旦被打斷，重新開始回到之前的狀態需要花費更長的時間。

8、將本週或下週待開會議提前發出邀請

很多人習慣臨時抱佛腳，突然發出邀請召集同事開會，這麼做通常效果很差。因爲沒有提前預約，同事要麼在出差，要麼這個時間段已經被佔用。

因此，如果不是特別緊急的會議，最好提前一週就發出會議邀請，提前將被邀請人的時間固定，也方便他人在空閒時間段安排其他工作。

另外，發完會議邀請也不是萬事大吉，你需要在會議之前1～2天發個郵件提醒，以確保大家準時出席會議而沒有遺忘或發生時間衝突。

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1、一次把事情做對

你可以盤點一下自己每天的日常工作事項，有多少屬於“返工”，即第一遍沒有做對，或者沒有做合格，現在重新做或進一步完善。如果你一天的工作有超過一半都在返工，或花費了大量時間反覆修改一項工作，那麼你必然無暇處理新的工作任務，而新任務不會因爲你要返工就不來找你。

於是，你只能將新任務先擱置在一邊，等有時間了再去處理。當新任務越積越多，你很容易敷衍了事，而敷衍了事的後果就是容易出錯，進而導致返工、重做或不斷修改。如此循環往復，你始終無法逃離低效的漩渦。

所以，要想提升工作效率，就要一次把事情做對，減少返工的頻次，降低返工的可能性，這樣才能確保工作任務不被積壓，也才能確保工作的品質。

要把事情一次性做對，有兩個要素非常重要：一是業務能力，二是做事態度。

業務能力直接決定了你能否快速解問題，如果業務能力不強，對工作的流程、具體操作等還不是特別清楚，那麼出錯的概率就很大。此外，如果業務能力不強，做的工作總是不能讓領導滿意，那麼就不得不反反覆覆地修改，直到讓領導滿意。

業務能力決定了你能不能完成工作，而做事態度側決定了你能不能做好工作。尤其是一些需要非常注重細節的工作，如果做事的態度不端正，就很容易忍視細節，進而導致返工。還有一些領導格外重視的工作，如果做事的態度不嚴謹，一次做不到讓領導滿意，那麼就會不斷返工。

簡而言之，你要通過提升自身的專業能力，以及不斷端正和調整自己的心態，讓自已對待工作中的每一件事，都一次性做對、做好，你返工的頻次越低，你的效率就會越高。

2、減少常識性錯誤

常識是看清事物本職，並依照事物規律做事的訣竅。常識性錯誤就是明明知道是違背常識的事情，卻還依然在做。比如，很多公司天天都在開會過PPT，但最終問題還是沒有得到解決。再此如，明明在航空公司搞特價時，商務艙此經濟艙便宜很多，也還是不允許員工做商務艙，因爲級別和報銷標準不對等。

所以，要想提升工作效率，除了要一次把事情做對，還要能減少常識性的錯誤，要根據常識做事，而不是根據既定的規則或程序做事。

要減少常識性的錯誤，你需要做好兩件事情：一是善於發現問題的眼晴，二是敢於發聲的勇氣。

“善於發現問題的`眼睛”即你要能在工作中發現不合理的流程、規定等違背常識規則或程序，“敢於發聲的勇氣”即發現問題後，你要能跟領導進行溝通，不斷修訂和優化工作的規則和程序。

簡而言之，很多公司都存在違背常識的規側或程序，而這些常識性的錯誤在很大程度上影響了人的工作效率。因此，要想提升工作效率，就要有一雙善於發現問題的眼晴，發現這些常識性的錯誤，並勇於提出來，共同解決問題，做到用常識做事。