處理工作郵件的五個錯誤

處理工作郵件的五個錯誤，現在的職場中，使用電子郵箱的頻率挺高的，特別是外貿行業，很多人用電子郵件來溝通，但是人總有馬虎的時候，會出錯，來看處理工作郵件的五個錯誤。

處理工作郵件的五個錯誤1

錯誤一：收件人、抄送人分不清

不久前，李豔的一個下屬手頭有個項目需要另一個部門的配合支持，於是下屬就給那個部門的同事發了郵件，收件人裏第一位寫的是對方部門的合作同事、第二位是李豔的地址、第三位是對方部門經理的地址。

接到郵件以後，李豔有點發蒙，趕緊把下屬叫到了辦公室：“你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你不知道郵件有抄送這個功能嗎？”

小提醒

抄送人，是指只需要知道這回事的人，不需要對郵件予以響應，當然如果有建議，也可以回覆郵件；

收件人，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題、理應對郵件予以回覆響應的人；

各收件人的排列應遵循一定的規則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級從高到低或從低到高排列；

轉發敏感或者機密的信息時要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員。

錯誤二：最重要的附件沒發送

一次，李豔在下班前再三囑咐下屬，第二天一早要把一個會議需要的重要電子文件傳至她郵箱，下屬也再三保證沒問題。李豔這才放心下了班，誰知道第二天，問題真出現了。

早晨八點半，會議將準時開始，參會一方是一個非常重要的大客戶。結果，李豔八點鐘來了公司後，打開郵箱一看，郵件是有，可是重要的“附件”怎麼刷新也沒有。這下可把李豔急壞了。好在還有半個小時會議纔開，李豔及時進行了處理，纔不至於造成更大的損失。

小提醒

一般郵件中，附件都是必不可少的。因此，在按發送鍵之前，一定要仔細查看附件有無傳送上來，發件人還應在正文中提示收件人查看附件；

當郵件中帶有多個附件時，發件人應在正文中對各個附件的內容作簡要說明。便於收件人分辨主次進行查看；

當附件數目較多時應打包壓縮成一個文件。另外，不少企業對郵件的附件大小設限，如果容量過大，發件人應將附件分成幾個小文件分別發送；

如附件是特殊格式的文件，發件人應在正文中說明打開方式。

錯誤三：重要客戶沒收到郵件

有一個重要的合作，下午3點開會就要最後敲定了。李豔本想利用午休時間稍睡一會兒，下午以十足的精神面貌去出席會議。

沒想到，快下班的時候，對方的主管打來電話，剛一接通還沒等李豔說“喂”，對方就大聲地道出了不滿：“你們還準備合作嗎？

我們銷售部門等了一上午最後的敲定方案，現在都沒傳過來，上面都催了好幾次了。”接到電話以後，李豔休息一會兒的心情是一點兒都沒有了。

於是，李豔趕緊召集部門人員詢問情況，再打開電子郵箱一看，那個負責發郵件的年輕人發送、抄送了一大羣人，卻獨漏了對方的負責人。

小提醒

一般情況下，大的企業、公司都需要經常與固定的一羣人有郵件來往，如同一部門的同事、客戶等，如果不能確切地記清楚所有人的話，不妨在Out-look新建欄裏選擇通訊組列表，將需要羣發郵件的一組人編成一個組，這樣在發送郵件時就不會因爲漏了誰而影響工作了。

錯誤四：郵件正文出了問題

李豔說，公司與公司之間的合作，往往要擇優而選。因此，有時候，她會將合作方案同時發給不同的公司，而這些公司之間，往往又是同行，又是競爭對手。

因此，郵件的發送尤其要小心謹慎，稍不留神，就有可能造成不必要的尷尬與麻煩。

有一次，一個重要的合作方案，需要李豔親自修改後，發給不同的公司負責人。李豔認爲是老資歷員工了，業務也非常熟悉，加上方案修改完畢後已是深夜，所以，李豔以最快的速度將10封郵件發了出去，等待回信。

第二天，李豔接到了其中一家合作公司負責人的電話，很客氣地說：“你是不是最近太累了，要注意休息啊！”

面對突然而來的問候，李豔有點丈二和尚摸不着頭腦。“我知道你們肯定要擇優選擇合作伙伴，可不能把我的名字也寫錯了吧？”李豔這下才意識到，她可能在拷貝方案進行發送時，沒有改正文名字。

也就是說，將發給李總的那封郵件直接發給了吳總。於是，李豔尷尬得直道歉。還好吳總是李豔多年的老朋友了，只是善意提醒，並沒有再追究此事。

小提醒

正文應簡明扼要，如涉及事務很多，最好運用列表符號按序進行說明。在正文中對重要內容進行提示時，不要濫用字體、字號、顏色等；

如果郵件內容相同而要多次利用，最好建立一個工作郵件模板，直接調用模板；

在發送之前再通讀一下整封郵件，包括擡頭和落款、收件人和抄送人等。

錯誤五：祕密被別人看到

去年年底，李豔所屬公司的新產品終於正式上線了，公司市場部給涉及該項目的幾個部門的直接負責人羣發郵件表示感謝。

其中有一個負責人在回覆郵件時，將本只打算髮給一個人的郵件錯按成了“回覆全部”，而郵件的正文卻只提了一個人的名字。尷尬的是，郵件的內容還暴露了當時新產品上線之前的一些祕密……

小提醒

如果只需要收件人單獨知曉的事，或是作爲收件人的你對發件人的郵件提出異議，單獨回覆給發件人即可；如果你對發件人提出的要求作出了結論性響應，應該“答覆全部”。

收到重要電子郵件後，一般應在2小時內進行回覆。如果有重要的事情不方便回覆，也應該設定郵件的自動回覆功能提示發件人。

別看一封小小的郵件，越是細小的工作，越能反映出個人工作能力，以及一個人做事是否嚴謹踏實。因此，各位職場人在發送郵件之前，一定要認真地將郵件方方面面檢查到位，纔不會出現上述幾種錯誤。

處理工作郵件的五個錯誤2

1、關於主題

主題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

1、一定不要空白標題，這是最失禮的';

2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用“…”才能顯示完你的標題;

3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”;

4、一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理;

5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

6、回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要“RERE”一大串。

2、關於稱呼與問候

1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

2、E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”;結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的。即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

3、關於正文

1、E-mail正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2、注意E-mail的論述語氣。根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，“請、謝謝”之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

3、E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文E-mail，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8、不要動不動使用“：)”之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書，所以“：)”之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

4、關於附件

1、如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件;

2、附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

4、附件數目不宜超過 4 個，數目較多時應打包壓縮成一個文件;

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大(不宜超過 2 MB)，應分割成幾個小文件分別發送。

5、語言的選擇和漢字編譯

1、只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成爲亂碼天書。

2、尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。

3、對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4、選擇便於閱度的字號和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。

這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

6、結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要爲你的朋友設計這樣的工作。

1、簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過 4 行。

你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。

引用一個短語作爲你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2、不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

7、回覆技巧

1、及時回覆E-mail。收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。

如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

2、進行鍼對性回覆。當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。

3、回覆不得少於10個字。對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠 10 個字，顯示出你的尊重。

4、不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓。如果收發雙方就同一問題的交流回復超過 3 次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。

此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。

對於較爲複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5、要區分Reply和Reply All(區分單獨回覆和回覆全體)。

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了;如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該 replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。

你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。 點擊“回覆全部”前，要三思而行。

6、主動控制郵件的來往。爲避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。

8、正確地使用“發送”、“抄送”、“密送”

要區分 To 和 CC 還有 BCC (區分收件人、抄送人、密送人)。

1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應。

2、而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail。

3、而BCC是祕送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4、TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象。

5、只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源。

6、轉發郵件要突出信息。在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。

除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦。