工作中的郵件禮儀發送技巧
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工作中的郵件禮儀發送技巧。在職場工作時,我們不僅在生活上要注重禮儀,發送郵件時也應該注重禮儀,這樣老闆對你的印象分纔會高。那麼接下來我們就來詳細瞭解下工作中的郵件禮儀發送技巧。
工作中的郵件禮儀發送技巧1
1、郵件發送主題一定要簡潔明瞭
同一封郵件的一系列答覆,最好用同一個主題,這就要求第一個發起郵件的寫信人能夠寫一個簡潔明瞭的主題,這樣,即使在後續的回覆中內容發生了較多的變更,變更人只需在郵件主題上再附加一個簡潔的備註即可,既保持了隊列,又不致於顯得冗長。
2、郵件發送切忌避免空白標題
3、郵件主題內容需方便收件人日後查詢
比如我是做交付的,合同號是我唯一的查詢條件,所以每封關於合同的郵件,我都會將合同號標註在主題中;比如我寫給貨運主管的郵件,就會盡量把發貨指令標註在主題中;
4、回覆郵件需有頭有尾,講完整的話
回覆給別人的郵件一定要說一句完整的話,避免歧義。否則,產生的後果在工作中是無法度量的。
5、轉發郵件必須澄清前因後果
轉發給別人的郵件,尤其是給領導的郵件,一定要將事件的`背景及過程簡要闡釋,避免對方還需要一條條查收歷史郵件,不僅浪費時間,而且容易理解偏差;
6、回覆,轉發最好選擇“附帶原文”、“不帶附件”
這樣做方便收件人全面瞭解歷史信息。
工作中的郵件禮儀發送技巧2
1、稱呼與問候
在郵件的開頭第一行頂格寫,禮貌稱呼收件人,也是明確提醒收件人郵件是面向對方的,需要給出必要的反饋。
在多個收件人的情況下可以稱呼大家。如果收件人有職務,應以職務尊稱,比如“X總”;如果不清楚對方職務,以“x先生”、“Y小姐”稱呼,前提是性別清楚。
2、抄送和發送
寫郵件時,收件人可以是你的直屬領導,抄送高級領導。這樣你的直屬領導會回覆後,再發送給高級領導彙報請示。
3、表格圖片和多文字內容
請添加附件,在正式郵件中不要直接插圖,可以在郵件末尾,添加一行文字:圖片(文檔)請參看附件下載!
4、郵件正文應言簡意賅
能用一句話說清楚,就不要用兩句話,越簡潔明瞭越好。不要上來一大段沒有標點符號、烏泱泱成段的文字,主次不分,重點不明,閱讀者很容易放棄郵件。
好的郵件通俗易懂,會把郵件分成一二三大點,每個點下面分成幾個小塊說明,重點突出(加粗、下劃線、或者用顏色標註),主次分明,以重要和緊急程度倒序排列。
5、郵件回覆應及時
如果郵件需要儘快回覆,在正文直接禮貌提出,事情比較着急,請領導儘快批覆,感謝!領導很忙,如果你沒有及時收到郵件,可以電話問一下。
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