祕書必備的技能
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祕書必備的技能,文祕以輔助決策,伴着社會主義經濟的發展,是領導者、主事者的參謀和助手。文祕的工作方式和態度是決定做了一個合格的祕書的標準。祕書必備的技能,下面是小編給大家找來的,希望對你有所幫助。
祕書的技祕書1
1、較高的文字水平
祕書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,祕書人員必須具備紮實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這爲文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內內容,並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的改革,培養洗煉的文字表達能力。
2、較強的組織能力
現代的祕書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求,祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,祕書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作。
3、準確的判斷能力
皮貝克(美國人才代徵聘專家)說:“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”爲了實現領導的指示,商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作,商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析,儘快地作出判斷,準確無誤地應付,或者當機立斷地去做,不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過:“如果你已經有了95%的資料,但想再取得其餘的5%,卻還得花費六個月。到了那時,市場行情已經變了,你的資料也過時了。生活的全部要點就是:選擇時機。”可見在如今的“商戰”中,商務祕書成熟敏捷的判斷力更爲重要。
4、敏捷的應變能力
祕書的一個主要職責就是爲上司提供事務性的服務,減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中,祕書是上司的代表和發言人,這要求祕書默契地配合上司,幫上司打圓場,爲領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時,有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案,這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。
5、廣泛的社交能力
當前,社會交往已成爲社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中,可以博採衆長,學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次,社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務,聯繫事務,自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。
6、掌握外語的能力
隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大,越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判,簽訂合同等,這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業,也要求商務祕書人員掌握1一2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,並熟練掌握外語會話、寫作的能力。
7、計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫,凱斯說:“當多數人上網時,這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息,這會在一個比較完善的市場爲他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閱讀、收集大量信息,或進行日常事務處理,或進行復雜的計算,都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享,快捷地瞭解世界經濟發展的現狀,節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展,不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。
8、創新能力
創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力,是指創造性地貫徹領導意圖,爲領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何,在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾說:“嶄新的思想是爲公司也爲自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識,沒有創新的思維,沒有創新的膽略,是不可能爲領導決策提供有價值的參謀建議的。
9、運用WTO規則的能力
WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系,是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後,如何適應新的遊戲規則下的競爭,並運用這些規則參與競爭,是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱,龍永圖曾對此感慨地說:“入世後我們最大的風險不是開放,而是不熟悉規則”。作爲商務祕書,應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰,甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
祕書的技祕書2
合格祕書必備素質之一 ——基本素質
1、身體素質:健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任祕書工作的。
2、 心理素質:要時刻保持良好的心態,心理狀態要正常,不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有着心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好祕書工作的。
3、思想素質:這是更高的一項要求,作爲現代社會的高級管理人員,在一個國際知名的機構裏工作,應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神,此外,還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
合格祕書必備素質之二——業務素質
1、理論知識:必須認識到理論學習的重要性,一方面要掌握紮實的基礎知識,包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。
另一方面也注意收集新的信息,關注的法學領域的新的發展動態。
2、實踐經驗:要注意總結工作中好的'經驗,儘量避免走彎路,要經常進行經驗交流,要多向有經驗的人學習。
3、辦事能力:祕書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務,都要注意鍛鍊自己的辦事能力,提高辦事效率並應掌握一定的辦事方法與技巧。
合格祕書必備素質之三——文化素質
1、社會科學 學好專業知識應是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定的文化素養,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。
2、自然科學:仲裁、調解案件五花八門,常常要涉及自然科學的有關知識,如機械設備,建築工程,醫藥化學等。一方面,我們平時要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學一學這方面的知識。
3、外語:祕書在辦理的案件中,涉外案件佔有很大的比例,經常涉及外國當事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經常運用外語。要使自己成爲既懂業務又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。
合格祕書必備素質之四—— 掌握一定的工作原則、方法和藝術
作爲現代社會的祕書人員或管理人員,我們應該學會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術。爲此,我們要做到以下幾點:
第一,要協調好各種關係
包括與本部門的領導之間,同事之間;與仲裁員/調解員之間的關係;與當事人的關係,與律師的關係;與有關部門的關係等。在協調與本部門領導的關係時,要作到尊重領導,維護領導的威信,適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風,也不要沾染市儈的習氣。此外,要注意與有關部門建立和保持良好的工作關係,如外貿部門,商檢機構,會計師事務所等。這對於我們搞好工作也是大有好處的。
第二,要掌握理事藝術
1、工作要有計劃 ;
2、養成良好的工作習慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再辦,一件事情要一抓到底,不要半途而廢。
目標明確,有始有終;始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛鬍子一把抓”,重要的事先辦,急事先辦,及時處理;對大事要高度重視,一抓到底,而相對來說不太重要的事則可以放後緩辦。
3、要有較高的說、寫能力, 即語言表達能力和文字寫作功夫, 這也是做好祕書工作必須具備的。
在實際工作中,都體會到,祕書工作涉及到的關係方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。然俗語到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運用得好,你會有條不紊,遊刃有餘;運用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。
合格祕書必備素質之五——良好的心態
文祕是個讓人歡喜讓人憂的職位,雖然有風光的時候,但更多的是受苦受累。有人形象地將祕書崗位比喻爲人體的胃,每天要容納各種酸甜苦辣的食物,並根據人體所需的營養成分,將經過消化過濾後的精華輸送到需要的地方,同時還要排除其糟粕。因此有人說,祕書決不是什麼人都能幹的,真可謂當祕書難,當稱職的祕書更難。
因而,做一名合格的祕書,除了要具備以上得的素質之外,更重要的是要擺正自己的心態。古曰“天降大任於斯人也,必先苦其心志,勞其筋骨,餓其體膚,空乏其身,行拂亂其所爲,增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析,從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面,找出受挫的原因,採取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀,經常保持自信和樂觀的態度,要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟,正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰,能容忍挫折。要心懷坦蕩,情緒樂觀,發奮圖強。善於化壓力爲動力,改變內心的壓抑狀態,以求身心的輕鬆,從而讓目光面向未來。
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