公函的格式範文
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一、函的涵義和用途
函,適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項。函的使用範圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的"輕武器"。具體來說,函的用途主要包括四個方面:
1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯繫,往來。 2、向無隸屬關係的業務主管部門請求批准有關事項。
3、業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係的機關請求批准的事項。 4、機關單位對個人的事務聯繫,如復羣衆來信等。
二、函的特點
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低,單位大小的限制,收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯繫。上至國務院,下至基層組織,企事業單位,社會團體都廣泛地使用函。 2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數函作平行文。
3、用語謙敬性。不論什麼類型的函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞彙的公文。函是公文中最富有文學性的文種。
三、函的類型
1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作,聯繫有關事宜的函。如人員商調,聯繫參觀學習等。
2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答覆函"。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問,用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答覆,用答覆函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。 3、批請函。即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的函。批請函實際上又可以分爲"請批函"和"審批函"。請批函用於向不相隸屬的主管部門請求審批事項,而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位的請批事項。 4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。
以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類,函可以分爲公函和便函。若按照行文去向分類,函又可以分爲去函和覆函。四、函的結構和寫法
(一)標題
函的標題一般由發文機關,事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1、開頭。寫行文的緣由,背景和依據。
一般來說,去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神,或簡要敘述本地區,本單位的實際需要,疑惑和困難。
覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號,有的覆函還簡述來函的主題,這與批覆的寫法基本相同。繼而,有的覆函以"現將有關問題覆函如下"一類文種承啓語引出主體事項,即答覆意見。
2、主體。寫需要商洽,詢問,答覆,聯繫,請求批准或答覆審批及告知的事項。函,或去函和覆函的事項一般都較單一,可與行文緣由合爲一段。如果事項比較複雜,則分條列項書寫。
3、結語。不同類型的`函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆,則結語常用"特此函告","特此函達"。若是要求對方覆函的,則用"盼復","望函覆","請即覆函"等語。請批函多以"請批准","請大力協助爲盼","望能同意","望准予××是荷"等習慣用語收束。覆函的結語常用"特此覆函","特此回覆","此復"等慣用語。也有的函不寫結語。
五,注意問題
1、注意批請函與請示的區別,向有隸屬關係的上級機關請求指示,批准事項用請示,而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函。主管機關答覆請求審批事項,用審批函。
2、開門見山,直奔主題。無論去函還是覆函,都不要轉彎抹角,切忌空話,套話和發空泛的議論。
3、一文一函,簡潔明瞭。
4、語言要規範得體,並體現函的用語特色。發函要使用平和,禮貌,誠懇的語言,對主管機關要尊重,謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬,命令性的語言。覆函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統,猶豫不定。
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