合理安排工作順序
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合理安排工作順序,當你面前擺着一堆工作要做時,應問問自己,哪些最重要,沒有時間表,時間就會無情地被那些微不足道的小事佔去,下面分享如何合理安排工作順序
判斷工作的輕重緩急,合理安排工作的優先順序,在行動時可分爲四個層次:
(1)重要但不緊急。我們工作之中,大多數真正重要的事情都不是急的,可以現在或稍
後再做。實際上我們卻往往把這些事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度,可以分辨出一個人辦事有沒有效率。正確的方式是:要把這類工作作爲第一優先的事情。只有當你把主要精力用在“重要而不緊急”的事上,你才能從容應對。記住一個原則:把最重要的事做到最好,不值得做好的事,就不值得去做!
【對策】計劃做:儘可能地把時間花在重要但不緊急(第二象限)的事情上,這樣才能減少第一象限的工作量。
(2)重要又緊急。這些事情看上去比任何事情都要優先,似乎必須立刻去做。而這樣的結果是:你會嗜急成癮,永遠忙忙叨叨。其實,最好的時間管理,就是讓這類事越少越好。
【對策】馬上做,如果你總是有緊急又重要的事情要做,說明你在時間管理上存在問題,設法減少它。
(3)不重要但緊急。這一類是表面上看起來需要立刻採取行動的事情,但客觀而冷靜地分析一下,我們就可以把它們列入次優先工作中去,或者,讓別人去做。
【對策】授權做:對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權,讓別人去做。
(4)既不重要也不緊急。我們常常在做重要的事情前先做它們,這是本末倒置。因爲這些事情會讓你分心,它們給你一種有事可做和有成就的感覺,使你有藉口把重要的工作向後拖延。
【對策】減少做:不重要也不緊急的事情儘量少做。
我們大多數重大目標無法達成的主因,就是因爲把大多數時間都花在次要的事情上。所以,我們必須學會根據自己的核心價值,建立起優先順序,然後堅守這個原則,並把這些事項安排到自己的例行工作中。
組織工作方法的具體闡述
我們要學會分清工作的主次。首先把那些無關緊要的工作放一邊去,接着再排除那些你認爲以後再幹也不要緊的工作。對於那些必須目前就乾的工作,也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條,既可以單獨使用其中的一條,也可以互相配合使用。
(1)同時綜合進行多項工作。辦事要有順序,並不是同一時間內只能辦一件事,而是運用系統論、運籌學等原理,同時綜合進行幾項工作,這樣效率就會大大提高。
(2)把若干步驟結合起來。有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯繫,實質上又是服務於同一目的,因而可以把這兩項或幾項工作結合爲一,利用其相同或相關的特點,一起研究解決,這樣就能節省時間。
(3)改變步驟的順序。考慮做工作時採取什麼樣的順序最合理,善於打破自然的時間順序,採取電影導演的“分切”、“組合”式手法,重新進行排列。
(4)改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,對現行的手段、方法認真仔細地加以分析,從中找出存在的問題加以改進,使之與實現目標的要求相適應。一種是“獨創改善方式”,不受現行的手段、方法的侷限,在明確目的'的基礎上,提出實現目的的各種設想,從中選擇最佳的手段和方法。
(5)儘可能把不同性質的工作內容互相穿插,避免打疲勞戰。如寫報告需要幾個小時,中間可以找人談談別的事情,讓大腦休息一下。
(6)把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信,需要寫信的改爲寫便條,需要每週出訪的改爲隔週一次,在不出訪的那一週裏,可用電話代替出訪。
(7)作業標準化。用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作,比如,記錄時使用通用的記號,這樣一來就簡單了。對於經常性詢問,事先可準備好標準答覆。
“分清輕重緩急,設計優先順序,要務優於急務,選擇優先速度”,這是高效工作的精髓。但這裏還有一點需要注意,時間管理還應儘量避免產生急務,這就要求平時儘量多處理要務,這樣可以減少任務的堆積,降低既是要務又是急務的任務產生概率。
記住這個原則,並把它融入工作當中,你纔會感覺自己的工作輕鬆高效,否則你永遠都不會感到安心,會一直覺得陷於一場無止境的賽跑裏面,永遠也贏不了。
一、按照事務的類型來安排時間。
大致來說,事務可以分爲四種類型,管理者花多少時間,應視其類型而定。
①緊急而且重要。包括與客戶洽談業務、未按時交貨、設備出故障、產品質量出現問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎,必須花上整天的時間來處理,直到解決爲止。
②重要但不緊急。包括遠景規劃、產品創新、人才培養、組織協調等。這類事務看起來一點都不急迫,可以從容地去做,但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要務。如果不在這類事務上花最多的時間,管理者就是“不務正業”。
③緊急但不重要。包括批閱日常文件、工作例會、接打電話等。這類事務也需要管理者趕快處理,但不宜花去過多的時間。
④不緊急也不重要。包括可不去的應酬、冗長而無主題的會議等。對於這類事務,管理者可先想一想:“這件事如果根本不去理會它,會出現什麼情況呢?”如果答案是“什麼事都沒發生。”那就應該立即停止做這些事。
二、每天首先着手最重要的工作。
一般而言,管理者每天都必須處理許多事務。不少管理者錯誤地認爲,他們可先處理好最次要的事激勵自己,最後才面對最重要的工作。這其實是一種不經濟的利用時間的方法。
把它拖到最後來幹,管理者經過一天的工作,大都已疲憊不堪,很難有足夠的精力來考慮它,時間也不會很多,想把它做好很難。管理者這樣做的根本原因,是因爲內心深處有畏難情緒,迴避最重要的工作。作爲一名出色的管理者,一定要克服這樣的心理傾向,首先着手最重要工作,用足夠的時間精力來處理它,並把它辦好。
三、每天留些“機動時間”。
管理者容易犯這樣的.錯誤:用各種活動把一天的時間表排得滿滿的,以致沒有一點“機動時間”處理可能出現的各種突發事件。如果出現意外情況,管理者就不得不放棄計劃中的工作,來處理突發事件,而今日未完成的工作,就必須加進明日的工作表中。工作是一場馬拉松,而非短跑,如此給自己加壓,管理者堅持不了多久。
因此,管理者應每天留些“機動時間”,即使沒有發生突發事件,管理者也可利用“機動時間”處理一些較次要的問題;或與員工聯絡一下感情;也可休息一會,考慮一天工作中的得失等。這樣,管理者就可緊張而又不失輕鬆地完成一天的工作,從容地面對明天的挑戰
1、把所有工作劃分成事務型和思考型兩類,分別對待,對於事務型的工作,你可以按照計劃在任何情況下順序處理,而對於思考型的工作,你必須謹慎地安排時間,在集中而不被幹擾的.情況下去進行;
2、每天定時完成日常工作,在每天預定好的時刻集中處理這些事情,可以是一次也可以是兩次,並且一般都安排在上午或下午工作開始的時候,而在其他時候,不要去想它;
3、列出工作計劃,並且用明顯的方式提示你完成的進度;
4、安排好隨時可進行的備用任務,以不浪費你的時間。
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