職場使用商務電子郵件的準則

職場使用商務電子郵件的準則，電子郵件在職場上的使用還是很常見的，但是人們在用電子郵件的時候也要注意很多方面，這樣是會方便人們工作的，下面分享職場使用商務電子郵件的準則？

職場使用商務電子郵件的準則1

1、注意你的措詞。

你也許認爲你寫得明白易懂，但有些用詞是會讓人誤解的。應當做到用詞精練並且達意。這樣可以避免事後爲了對郵件內容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

記住，沒有人會喜歡垃圾郵件。當未得到對方允許而發送郵件時，必須確保郵件內容對收件者是有價值的。假如你沒有做到這一點，收件人很可能認爲那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

2、在電腦上，沒有一樣東西是保密的。

即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下“發送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，後果會是如何──比如被老闆看見。首要的一條原則是，不要在工作時發送私人或是機密郵件。

3、儘可能縮小郵件附件。

附件越大，下載所需的時間就越長，佔據收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對於連篇累牘的文件，應考慮使用傳真來代替電子郵件。不要想當然。你也許是一個網絡老手，熟悉網絡行話和圖釋，但不要假設收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

4、與使用手機有關的首要問題是，你在何時、何地、以及如何使用。

我的觀點是：除非你是一名醫務人員或信息科技從業者(他們需要整天使用電話處理緊急事宜)，否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機，如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所，用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記住：隔牆有耳。

5、如何留下一個有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。

只留下接聽者需要的內容。當你要表達問候時，也要注意內容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間，應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。

職場使用商務電子郵件的準則2

高效電子郵件使用者的習慣

1、減少總量。

當你每天給同一個人發送太多次電子郵件時，他們對此的關注程度就會較少。理想的`情況是，你的電子郵件就好像是你還是孩子時曾經爲了那些信件而總是去檢查信箱那樣的被期待已久（你還記得嗎？）。

2、不需要保持“時時知情”。

相信你的員工，沒有你的不斷監督他們也會做好他們的工作。如果你認爲，除非你需要把每一封電子郵件都抄送給他們，否則他們就不會按照你所設定的目標去執行工作，那你就需要一個新的工作團隊了。

3、分批迴覆電子郵件。

而不是在每次收到一封電子郵件時就回復它，當你可以一次性擠出10分鐘時再去回覆電子郵件，並安排好每天這樣做兩次（當你不需要把精力集中在需要更全神貫注的工作上時）。

4、讓內容明確。

如果有什麼內容可能會被曲解或誤解，需要20封的電子郵件鏈才能澄清，那不如拿起電話或是親自過去說清楚。

5、拼寫正確。

使用正確的語法。它不僅會讓你看起來更專業，而且，在今天這樣的時代裏，你永遠也不會知道這些電子郵件何時被刊登在報紙上或是被轉發到某些你從未預料到的地方。如果你的行文就像是兩個人之間在發送短信的話，你看起來就會像個傻瓜一樣。

6、有時候，把你的蘋果手機或黑莓手機留在你的辦公桌上。

你不需要在熟食櫃檯前排隊的時候也查看你的電子郵件。真的。那些郵件可以等。你反而應該對給你弄三明治的人說聲你好。

7、請記住，電子郵件並不是你的工作。

正如會議和電話會議一樣，都是完成你的工作的一個工具。如果你所做的所有事情就是整理及回覆電子郵件的話，你大概根本成不了氣候。關注工作結果，而不是你的電子郵件收件箱，你會有很多事情去做。