接待工作的流程
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接待工作的流程,接待工作其實就是看起來簡單,但卻是直接關係到他人對我們的一個印象,這是至關重要的,也是我們不可忽視的部分,接待工作一定要規範,以下了解接待工作的流程。
接待工作的流程1
1、瞭解情況。當受領接待任務後,首先弄清對方的人數、職務、乘坐車種(車次)、航班到達時間、來的意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求。
2、安排食宿。根據瞭解到的情況,及時與管理部門一起相應地安排房間,並督促服務人員搞好室內衛生,準備好冷熱水等;根據已確定的伙食標準,預先通知管理部門和招待所,安排好就餐。
3、接站(機)。根據客人乘座的車次(航班)時間,提前到車站(機場)迎接,幫助客人拿好行禮,引導客人出站乘車。
4、迎接。事先在來人預定到達的位置等候,客人到達後,要熱情相迎,主動作自我介紹,引導客人到宿舍洗漱和休息。
5、引見。客人安排就緒後,及時向單位有關首長報告,雙方領導接觸時,必要的情況下,接待人員要向對方介紹我方領導的身份。
6、掌握活動情況。瞭解和徵求上級領導來到後活動的方式和工作安排,做到心中有數。
7、準備好活動場所。事先通知雙方有關人員,督促我方服務人員搞好保障。
8、就餐。計算好就餐人數,並事先通知我方陪餐人員,必要時要安排好就餐桌次和坐次。
9、安排好課餘活動。根據客人的興趣愛好,提前考慮安排好課餘時間的文娛活動。
10、預定返程票。提前瞭解客人離去的日期,預定好車票。
11、送行。預先準備好車輛,通知我方領導送行。
12、通知接站單位。及時通知客人去往單位迎接。
13、做好收尾工作。及時與有關部門結清賬目,做到客人送走,事情辦完。
擴展資料
做好接待工作應注意的問題
1、工作一定要很細。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤,要想得很細,做得很實。接待中許多問題往往都出在一個“粗”字上,所以,搞接待一定要細之又細,切不可粗枝大葉。
2、態度一定要熱情。不管來訪者身份高低、“牌子”大小,一定要笑臉相迎,歡顏相送,使來訪者有入門三分暖,好似“賓至如家”之感。
3、接待要有針對性。接待工作是一門科學,有很多學問,被接待的人員興趣不同、愛好各異,要有的放矢,區別情況,有針對性地搞接待。
接待工作的流程2
如何做好接待工作?
確定接待的人數,做接待的準備工作時,先確定對方的人數,再來準備招待的茶水、席坐等方面的物資
確定到達時間,確定好對方到達的時間,以及迎接的人員、指引的人員,務必做到禮貌熱情周到
對方的職務,瞭解對方的職務,對接待的規格、席坐的安排、陪同人員等方面,都要根據對方的職務做相應的安排
客戶抵達之前,單位的環境要徹底打掃,做到窗明几淨,如果客戶很重要,最好添加一些鮮花、綠植等,美化一下
員工形象,如果單位有工作服,最好同一整齊,沒有工作服的也要先交代,穿着符合接待標準,前臺客服等人員最好統一服裝
路線,提前開會,各部門員工知悉,接待的行程中最好不要有外部干擾,有事情可以提前或推後處理,接待的路線也要規劃好,車輛安排、秩序等方面協調好
會場佈置,一般接待後面都會有會議,領導的席位安排,開會的資料物品提前準備好,投影儀、電腦等先調試好確保無誤,茶水、服務人員等,以及接待的注意事項,事先做好培訓
如果對方的行程是一天以上,餐飲住宿方面的安排提前訂好,招待的方案及預算提前彙報領導
注意事項
接待工作是跟隨對方的'身份、人數、工作性質、行程還有雙方的從屬關係等方面而有相應的變化和調整
接待工作的流程3
辦公室接待工作流程的規範
一、目的
“外交無小事”,“接待無小事”,接待作爲辦公室工作的重要組成部分,是展示公司形象,反映企業精神、企業文化的一項重要內容,爲樹立公司良好形象,擴大公司對外聯繫和交流,更好的展示企業文化,爲進一步規範接待工作,特針對辦公室接待工作流程作出規範。
二、原則
本着“熱情禮貌,服務周到,厲行節約,對口接待”的原則。
三、管理
辦公室爲公司接待工作的對口管理部門,負責接待工作的安排和管理,協調相關部門落實接待任務,提供後勤服務和保障。
四、接待流程
1、總體工作安排
接到客人到訪通知後,根據公司領導安排及到訪客人單位、職務及到訪目的等具體情況,確定接待級別,級別可暫分爲A、B、C三種級別的接待,根據接待級別,擬定接待方案,具體安排相關接待人員,做好接待前的準備工作。
A級爲一級接待標準,一般爲總經理陪同重要客人到訪;
B級爲二級接待標準,一般爲副總經理、等公司領導陪同到訪客人;
C級爲三級接待標準,一般爲相關對口部門領導或人員到訪,按照領導要求做好接待工作。
2、接站安排
接到客人來訪通知後,辦公室應在客人來訪前一天提前做好車輛接站安排,確定接站時間、地點、客人的聯繫方式,做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作,並配備礦泉水、溼巾等所需用品。負責接站司機必須提前半小時到接車地點,如客人首次到訪,必要時打印接站牌。
3、住宿安排
根據接待級別,安排合適的入住地點,提前做好房間預定,必要時需提前前往酒店落實入住房間情況,包括要求酒店前臺人員做好房卡,開通電話外線業務,擺放洗漱包、茶葉、乾果、香菸等接待用品,並提前做好客人房間分配工作。
4、宣傳工作安排
接到客人來訪通知後,根據客人情況與接待級別,收集相關資料,設計並製作公司宣傳欄及廣告機歡迎字幕;客人到訪後,做好跟隨參觀、會議拍照攝影等相關工作。
5、參觀安排
接到客人來訪通知後,提前通知公司相關各部門根據接待級別開展參觀接待的準備工作。
客人到訪公司前,需提前通知相關領導及接待人員前往迎接,參觀過程中接待人員做好服務,拍照及攝影,並及時調配好接送車輛。
6、會議安排
辦公室在客人到訪的前一天做好相關資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準備工作,打印好會議列席人員的坐席牌,準備好筆記本電腦,做好歡迎字幕的投影,檢查會議室及周邊衛生環境等一切會議準備工作。
會議開始時,辦公室人員應及時爲客人添加茶水,間隔10-15分鐘加水;若同一批客人有幾天會議,則需更換水果品種,並做好會議室茶杯、菸灰缸等的清洗工作。
備註:主席臺及會議座位安排圖示。
7、就餐安排
根據接待客人級別提前安排酒店用餐,通知參加就餐人員,確定就餐人數,根據客人飲食口味、是否有忌口等提前點菜,並備好酒水、香菸等,安排車輛,及時接送。
備註:宴請客人坐席安排圖示
8、活動安排
客人在公司期間,按照公司領導安排如需陪同客人到周邊遊玩,接待人員須提前確定遊玩路線,安排景區導遊,就餐地點,出行車輛等,並準備好相機、溼巾、礦泉水、雨傘等,遊玩過程中根據客人需要服務到位,安排好整個出行遊玩活動。
9、返程安排
根據客人行程和需要,幫客人預定好返程機票或火車票,準備饋贈禮品,安排車輛安全送至出發點,接待人員做好酒店的退房等後續工作
五、接待禮儀
1、儀表:面容清潔,衣着得體。
2、舉止:穩重端莊,從容大方。
3、言語:語氣溫和,禮貌文雅。
4、態度:誠懇熱情,不卑不亢。
5、接收名片:以恭敬態度雙手接收,看後鄭重收入口袋。
6、引領:通常走在客人右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸手示意。
7、進電梯時:引領客人先進、先出,及時按電梯。
六、注意事項
接待過程中涉及機要事物、重要會議等特殊情況下,要特別注意保密,接待中既要得當介紹公司情況,又要內外有別,對不宜拍照攝影的場合,應持委婉態度向參觀人員說明。
七、總結
接待工作完成之後,應及時總結工作中存在的問題,善於發現工作中存在的不足,敢於建議工作中需要改進的地方,力求做到精益求精,爲公司發展貢獻我們的力量
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