文祕基礎知識與技能

文祕基礎知識與技能。社會上存在着各種各樣的行業，文祕在職場上是一個非常重要的一個職業，不少人好奇文祕需要掌握什麼知識與技能。接下來就由小編帶大家一起詳細瞭解下文祕基礎知識與技能。

文祕基礎知識與技能1

一、文祕基礎知識：專業內容

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼說，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣纔能有效地提高文祕寫作的能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

　　首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣纔有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件‘最重要’的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。

這裏所說的‘讀寫技能’，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動爲主動，變要我學爲我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，爲伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明着‘應該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑑只是從中汲取營養，經消化後成爲自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，纔會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作爲文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作爲稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

二、文祕需要具備的技能

1、多元化才能（multi-skilled）。祕書應當懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能；

2、組織能力（organiser）。祕書應當是一個組織者，她要爲各種會議和活動作計劃，並落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案；

3、溝通能力（communicator）。祕書需要和老闆、同事以及客戶打交道，她要善於協調企業內外部的關係；

4、獲取新知識的能力（knowledgeable）。祕書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐；

5、團隊合作能力（team-player）。祕書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是祕書工作的一個關鍵部分。

文祕基礎知識與技能2

隨着社會的發展，企業和個人對祕書的需求越來越旺盛，人才市場對祕書素質及技能的要求有別於傳統，適應現代企業需求的高級祕書，已成爲搶手的職業新寵。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級祕書將逐步成爲高層管理人士，在企業中具有舉足輕重的作用。祕書必備的理論知識、基本技能與專業知識及專業技能的結合，已成爲人才市場對祕書素質與技能的帶有普遍性的要求，這也標誌着目前我國祕書行業已經與國際接軌。有關專家預言，20世紀最大的職業羣體爲會計，而21世紀最大的職業羣體是祕書。

一、祕書職業的現狀

(一)社會對祕書人員的需求狀況。

當今社會對祕書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的信息統計分析，社會對祕書的需求大致可以分爲以下4類人員：

1、服務類祕書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類祕書。指在生活方面爲領導提供服務和幫助的祕書人員，通常是專爲較高級的領導人配備的。

2、事務類祕書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文祕工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷燬工作;做好文祕檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。

3、文書類祕書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文字處理的專業文字祕書。撰擬、處理文稿爲主要工作的祕書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。 負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。

4、管理類祕書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的祕書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考覈、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜並進行管理。

目前，我國企事業單位尤爲需要高層次的滿足國際化要求的高級祕書。打造高素質的祕書已成爲市場的迫切要求，也將爲祕書專業人才提供較好的就業前景。

(二)祕書人員自身素質狀況分析。

1、業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前祕書表現最弱的一點。伴隨信息技術的高速發展和辦公自動化的趨勢，祕書人員的很多工作，比如傳統的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大爲提高。雖然絕大部分祕書的文化層次不低，但是由於沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。

2、創新能力及意識低下。創新能力及意識是對祕書素質的考驗，當今很多祕書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中採取被動的工作方式，滿足於跟着領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂於開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是祕書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。

3、知識老化過時，知識儲備不足。隨着信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分祕書目前還侷限於傳統知識結構，不善於接受和學習新知識，不善於對已學知識進行整合。一些祕書人員天天雜事纏身，疲於奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分祕書依靠老祕書傳幫帶的.方式，知識、經驗難免有侷限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。

4、缺乏“通才”及“全才”。當今對祕書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。

二、祕書應具備的能力與知識

(一)祕書應具備的能力。

1、普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代祕書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善於觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

2、通用能力。現代的祕書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。祕書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代祕書要既擅長寫，又長於說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。祕書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，祕書調研能力的強弱直接影響着祕書參謀助手作用的發揮。祕書的管理能力包括3個方面： 輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代祕書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，爲領導活動提供全局性和超前性的智能服務。範圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求祕書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務、 同時，還要有較強的人際交往能力，能善於通過建立良好的人際關係，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。

3、專業技能。作爲現代祕書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。祕書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代祕書具備紮實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此祕書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養精確的文字表達能力。加入WTO後的中國，外貿出口已經在許多企業的貿易總額中佔據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代祕書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代祕書應具備的又一個基本能力要求，祕書要熟悉辦公軟件的使用並熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，祕書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。

4、創新能力。祕書還應具備一定的創新能力。祕書的創新能力，是指祕書人員能夠領悟領導的意圖，發揮主觀能動性，創造性地爲領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求祕書在實際工作中勇於探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。

要做到這些，祕書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己儘快增長理論知識和實踐才幹，在思想觀念、行爲傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。

(二)祕書應具備的知識。

基本知識。基本知識是祕書工作者知識結構的關鍵 。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“ 無源之水，無本之木”。祕書應具有的基本知識可分爲兩類：

一方面是社會科學知識，相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;

一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，並且熟練一門外語。

1、專業知識。祕書人員的專業知識可分爲兩大部分，第一部分是祕書專業的基礎知識，第二部分是祕書所在行業的行業知識。行業知識是指祕書專業知識的另一部分，是祕書所在行業的行業知識。這是祕書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指祕書在單位所從事的行業要求祕書必須具備的行業知識，這對於祕書來說是“第二專業知識”。在祕書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對祕書職業早按第二專業進行分類，如法律祕書、商務祕書、外事祕書、技術祕書、醫務祕書等。

2、拓展知識。祕書人員不僅要了解並熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關係學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代祕書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。