淺談辦公室工作的重要性和特殊性

淺談辦公室工作的重要性和特殊性，當我們進入職場後會發現每個公司都會設置好幾部門，有些部門都是有獨立辦公室的，這些辦公室的工作內容是非常重要的，下面小編就來分享一下淺談辦公室工作的重要性和特殊性！

淺談辦公室工作的重要性和特殊性1

一、引言

辦公室，一個普通的部門，同時也是一個特殊的部門，它擔負着承上啓下的任務，是領導與基層間溝通的橋樑，是各個部門間協調的紐帶。實踐表明，領導的意見是否能得到有力的貫徹實施，單位的後勤保偶障是否足夠、職工的文化工作是否開展得有聲有色……如此種種，都取決於辦公室工作的好壞。因此，辦公室主任這個崗位的責任尤爲重大。作爲一名辦公室工作人員，是其必須得組成部分，充分發揮辦公室的職能作用，筆者根據自己的工作實踐談一點粗淺的認識。

辦公室工作的特殊性和重要性主要體現在其崗位的地位、職責和要求上。

二、地位的特殊與重要

辦公室是連接領導和其他科室的橋樑，保持目標任務正常運轉的中樞、搞好協調的紐帶。對辦公室主任來說，其業務能力的強弱，辦事能力的高低、指揮安排如何，都將直接影響單位各科室間的協調統一。

三、職責的特殊與重要

身爲辦公室主任，首先需要明確的就是自己的崗位職責。辦公室主任的崗位職責主要包括以下方面：

（1）熟悉黨的方針政策，當好領導的參謀和助手。（2）收集各科室工作任務，爲領導活動及時提出建議。（3）協調單位公共關係。（4）主持辦公室工作、爲各崗位分工、並制定工作職責和標準，並督促本室人員完成本室職責範圍內的工作任務。（5）來文、來電、函件批處工作審覈，以單位名義起草文、電、函。（6）起草單位半年、年度工作計劃、總結和講話。（7）監督單位印章使用。（8）組織單位職工大會、年度工作總結評比和表彰會議。（9）單位來賓接待、安排等工作。（10）接受上級交辦的其他工作任務，提出分解落實建議。（11）單位檔案管理工作。（12）協調、密切各科室工作關係。（13）辦公會議和籌備工作會議。（14）編制單位發展規劃、年度計劃和辦公用品供應計劃。

以上的幾點，可以歸爲參謀、承辦、管理、協調四大職能，其中，（1）（2）（3）三點屬於參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現在：首先，在決策形成過程中，在幫助領導全面瞭解單位情況、確定工作方向和重點，範圍及程度上發揮參謀作用。其次，在決策實施過程中，在幫助領導及時瞭解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用。最後，在決策實施過程結束後，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。

第（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）點屬於承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是來自領導的。對於領導班子的決策、辦公室主任要帶領工作人員不折不扣地去落實。在工作中負有領導、組織、指揮和管理的責任，是第一責任人。三是來自單位各科室的，單位職工需辦理有關事項或對站內的意見建議，按程度應先和辦公室取得聯繫，這就需要辦公室主任根據實際情況去處理。總之，辦公室主任對所負責的事項要高度負責，認真督辦。一絲不苟，一辦到底，落到實處。

第（11）屬於管理職能。管理職能主要是針對辦公室的內部而言，集中體現在以下三個方面：一是文書管理。儘管站內文件並不太多，但圍繞着公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印製、收發登記、立卷、歸檔等一切是必不可少的。辦公室主任負責對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務管理。辦公室作爲事務性辦事機構，辦公室主任作爲這個機構的'負責人，應該說是事無鉅細，都要認真操辦。如會議安排、領導用車、對外接待、辦公用具以及爲職工提供生活服務的有關事項。使辦公室真正成爲站工作的樞紐。

第（11）（12）（13）（14）點屬於協調職能。辦公室主任履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調、所謂縱向協調，即指致力於上下級之間關係流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合，步調一致的協調工作。所謂橫向協調，即指致力於任務分派、任務督辦及融洽和諧各科室的協調工作。

四個職能部門不光是停留在口頭上、理論中，更要實踐到工作中去。具體如下：

當好參謀，既要能謀，又要善謀，努力做到參得準、謀得深，參到關鍵處，謀到點子上，力爭出大主見，當大參謀。同時，又要擺正地位，做到參謀到位而不越位。辦公室擔負着承上啓下，協調各方面的重要職責，作爲辦公室主任既要協調高低，又要協調左右，還要協調內外，搞好協調，要講究協調藝術，留意協調手法，既要有原則性，又要有靈敏性。協調中，態度要謙虛，任務要細緻，對上尊重、對下支撐，對左右合作，做到幫忙不添亂，解難不增憂，辦事不誤事。

堅持做好崗位責任制，強化崗位目標管理是管理工作的基礎，統籌目標考覈和督促檢查是關鍵。規範考覈制度，按照目標嚴格考覈是根本。

抓好指導決策後的任務落實，是辦公室的重要職責，也是辦公室主任的重要義務。盤繞核心任務，搞好督促則推進落實的重要環節和有效手法。抓好落實，就在做到“看不準不動手，看準了不鬆手，幹不成不放手”。經過抓落實，保護指導權威，確保政令暢通。

四、崗位要求的特殊性

特別的崗位需求多重素質和能力，想做好辦公室工作，就要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠心、靜心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。

腦勤，就是要勤於動腦，着于思考，如何使我們的工作適應形勢發展，時代特徵，更有針對性和實效性，怎樣在工作中貫徹“三個代表”重要思想，怎樣爲經濟建設這個中心服務。怎樣才能做到貼過實際、貼近生活、貼近職工，所有這些問題都是我們不得不經常考慮的。

嘴勤，包括兩個方面：一方面是要多請示彙報，及時得到領導的指示、支持和幫助；另一方面要多做宣傳工作。宣傳先進的管理經驗，宣傳廣大職工的動人事蹟。

手勤，就是要勤於動手動筆寫文章，這是辦公室主任的一項基本功。寫出的文章，特別是調研文章要有情況、有觀念、有內容、有分析，建議實在可行且操作性強。工作總結、情況彙報、調研文章、領導講話、典型經驗等，都是勤於動手撰寫，不能懶惰。

腿勤，就要邁開雙腿，不辭辛苦，上跑下跑，上跑就是往上級那兒跑，即請示工作、彙報工作、徵求意見。下跑就是深入職工中搞好調查研究，瞭解情況、發展典型、總結經驗，掌握第一手材料，從而爲工作發展提供助力。

熱心，就是要有一副熱心腸，滿腔熱情地服務，自學自願地服務，盡心盡力地服務。當辦公室主任，不是爲了應付差事，不能抱着敷衍了事和當一天和尚撞一天鐘的無所謂態度，而是要認真負責、積極努力，以濃厚的興趣、高度的熱情、負責的精神，去幹好每一項工作。

誠心，就是要有一顆真誠的心，真心實意地、實實在在地幹事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。一方面，我們反映情況、提供資料，要實事求是，真實可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計，想當然，含精其詞，似是而非，以免貽誤工作。

耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹慎，不驕不躁。辦公室的工作不僅僅是一對某一個部門或某一些人，而是要爲全體職工服務，難免有衆口難調的現象出現。因此，面對麻煩，處理事情都要耐着性子，謹慎仔細的處理好每個細節。

淺談辦公室工作的重要性和特殊性2

綜合辦公室的重要職責是協調各部門之間的關係，對於上級領導的工作，綜合辦公室需要及時瞭解情況，針對問題提出對策，協助領導完成工作，這就要求綜合辦公室擁有較強的辦事效率。隨着事業單位的進步發展，傳統綜合辦公室的管理方式逐步暴露出管理理念落後、制度不完善、人浮於事等問題，這與新時代發展和事業單位自身進步要求是不相適應的。對此，綜合辦公室應該拋棄傳統的管理理念，針對不同的時期採取不一樣的管理方針，應該以提高工作效率和工作質量爲第一目標，而爲了達成這一目標，需要針對綜合辦公室的工作人員，使其在工作中能夠更加主動積極，能夠用最短的時間完成工作。

一、借鑑參考他人的管理理念

在當今這個變化迅速的年代，任何人和單位如果不能及時學習新的知識，那麼最終只會被時代淘汰，事業單位的綜合辦公室管理工作也是如此。時代在進步，事業單位在發展，如果綜合辦公室的管理模式還是一成不變，勢必會影響到事業單位的正常發展。因此，在新時代的大背景下，爲了做好綜合辦公室的管理工作，首先需要其創新管理理念，在管理方式上多參考借鑑先進單位的管理經驗，對於一些明顯與時代發展不相吻合的管理方法，綜合辦公室需要及時拋棄，避免錯誤的管理方式爲事業單位帶來的負面影響。創新變革管理理念針對的是人，一個新的管理理念首先需要結合員工和事業單位自身的需求，其次才能對員工起到吸引和激發起工作熱情的作用。當員工對工作充滿了熱情時，整個事業單位的工作氛圍也會得到提高，試想在這麼一個環境下工作，員工的工作積極性自然會得到提高，這有利於提高其管理工作的效率，並且促進事業單位更好地發展。

二、完善綜合辦公室的規章制度

任何管理工作的開展都需要結合一個合理的規章制度，爲了能夠提高事業單位綜合辦公室的管理效率，需要內部能夠制定並完善規章制度。傳統事業單位規章制度的建立限制了職工的行爲，對其行爲進行了控制，即在規章制度上，事業單位總是規定職工哪些事情能做，哪些事情不能做，而這些規章制度有的已經不能完全適應當前社會的發展，有的甚至會限制職工的創造力，因此這不利於綜合辦公室管理工作的創新。首先，綜合辦公室規章制度需要明確每一個工作崗位的職責。使每一位職工能夠清楚自己的崗位工作，當然這同時也需要不同崗位職工能夠相互配合工作，只有職工能夠懂得合作的重要性，能夠在工作時藉助他人的力量，才能使綜合辦公室的整體辦公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同崗位的職工所工作的內容是不同的，完善工作程序就是爲了加深職工對自己工作內容的瞭解，不僅僅是讓職工能夠按照規定進行工作，還要能夠實現流程的優化，提高工作成效。最後，是建立適當的獎懲制度。規章制度的建立不能只是限制員工的行爲，當員工犯錯誤時對其採取懲罰措施。實際上，當職工積極投入到工作中，較好地完成上級交給的任務時，事業單位也需要給予其一定的獎賞，對職工起到鼓勵的作用，引導職工積極創新，使其在今後的工作中更加努力，爲其所在事業單位的發展作出自己的貢獻。

三、增強員工的服務意識

對於事業單位而言，綜合辦公室的主要職能就是協調各部門之間的關係，當兩個部門之間因工作出現了矛盾時，以第三者的身份化解其之間的矛盾。可以說，當前綜合辦公室是一個服務的部門，其目的是爲了事業單位內部關係的穩定，從而促進事業單位更好地發展和進步。爲了發揮出綜合辦公室服務的作用，需要增強員工的服務意識。如事業單位可以針對綜合辦公室的工作人員展開一些專門的培訓，培訓的主要內容就是綜合辦公室設立的目的和對事業單位發展的作用，通過培訓職工可以使其明白自己的工作價值所在，當他們意識到自己工作的重要性時，就會按照規章制度來履行自己的職責，爲事業單位服務。除此之外，還需要創新綜合辦公室的管理方式，通過學習其他事業單位先進的管理經驗來增強員工的服務意識。只有提高了員工的服務意識，他們纔會更加積極地投入到工作之中，才能將自我的發展與單位的發展相統一。

四、結論

總的來說，綜合辦公室對事業單位的發展起到了不可替代的作用，其不僅需要協調各部門之間的關係，還需要協助上級領導完成工作。隨着時代發展和社會的進步，綜合辦公室傳統的管理方式已不能適應當前事業單位發展的需求，對此需要創新變革綜合辦公室的管理工作，實現綜合辦公室的價值所在，爲事業單位的發展作出貢獻。