祕書禮儀的重要性

祕書禮儀的重要性。社會上存在着各種各樣的行業，祕書是我們比較常見的一種職業，這個職業是非常看重一些基本的禮儀的。那麼接下來就由小編帶大家一起詳細的瞭解一下祕書禮儀的重要性。

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一、祕書禮儀的基本內容

祕書禮儀是祕書在工作和社會活動中,爲了塑造個人和組織的良好形象而應當遵守的與交往對象表示尊敬和友好的行爲規範。它是社會禮儀的重要組成部分,涉及的範圍廣泛,包括辦公禮儀,接待禮儀,外事禮儀,社交禮儀,形象禮儀等等,每一項都是非常重要,不可忽略的.因此在祕書禮儀行事時需要兼顧各個方面,無論是對待上司老闆還是接待外客,無論是禮貌用語還是自身的行爲規範都應當恰到好處給他人留下好的印象。

我曾經也有利用假期生活打工的經歷,那時候是在一家火鍋連鎖做前臺招待的工作.老闆告訴我要禮貌對待每一位客人,不能帶着有色眼鏡區分對待,堅持”顧客至上”的原則並且保持微笑.此外行爲舉止都要有所講究,穿着打扮更是要得體,要讓客人有愉悅的心情,享受禮貌的待遇.我做的工作雖然與祕書無關,卻有着相似的要求,在禮貌對待他人的過程中自己也能收穫一份美好的心情.而我相信這些小細節跟祕書禮儀相比較只是冰山一角,祕書涉獵的方面更廣,講究事項更加繁瑣,要求也更加嚴格.

首先祕書儀表上要求:穿着大方得體、乾淨整潔、整體和諧,根據場合選擇適當的髮型;其次在談吐上要通過尊重、友善、得體的信息傳遞，使交流的對象得到理解、協調和適應，以有效實現祕書活動的目標。再次是祕書的體態：適當的祕書體態更是傳達祕書禮儀的一種重要形式，具有表露、替代和輔助的功能。站姿要靈活得體，在正式場合避免不雅的站姿;坐姿也要達到“坐如鐘”的要求;走姿更是要輕而穩，兩眼平視，步伐適當。此外也要注意祕書的常用禮節，包括自我介紹、介紹他人、接受名片、與人握手、致意等。最後祕書活動禮儀也是祕書禮儀中非常重要的一部分，主要包括迎來與送往、典禮與儀式、宴請與赴宴等方面。可見要掌握好每一項祕書應有的禮儀也是需要多加學習和實踐才能完成的。

二、祕書禮儀的基本原則

禮儀是社會文化的一種表現，是溝通人與人之間關係的重要手段之一，更是社會人羣中的一種行爲規範。祕書禮儀的內容面寬量大，禮儀工作又往往混雜在禮儀原則的要求之下，因此祕書的禮儀工作必須遵守以下三點原則：(1)平等原則。平等是祕書人員工作的第一原則，表現爲一方對另一方表現出的禮數有對等的迴應。如回答對方的致敬或致禮，答謝對方的宴請，及時對對方的來訪進行回訪等。另一方面在禮儀活動中要注意平衡，如按國際慣例在國際會議上，各國代表的位次，不是按國家的大小強弱狀況來排序，是按會議所用文字的國名的字母順序來排列的。這就體現了國家會議中所表現出來的平等原則。(2)規範適度的原則。祕書禮儀是現代文明社會的客觀需要，因此要合乎規範、切合場景、表現適度。每一項禮儀都有着它一定得規則，體現了一定的文明精神。比如交往中要爲各方的內部情況保密，交往各方要在公平的基礎上競爭，不得違背原則做出損人利己的行爲。只有以真誠的熱情來規範的禮儀才能達到禮儀的目的。任何規範都要講究適度，表現得從容合理，不失態，根據具體的情況使用相應的禮儀。(3)尚美的原則。要求祕書既要有生氣勃勃的精神面貌、穩重大方的舉止，還要有行爲主體的精神境界、洞察力和判斷力。禮儀以儀表和環境給人以耳目的愉悅，以熱情和真誠給人精神和信任。通過這些，禮儀的交際功能才能得到充分的體現，利益的行爲規範纔有廣泛的意義。

三、祕書禮儀的基本理念

禮儀並非僅僅是言談和舉止，從根本上說，它是一個人內在素養的外在表現。真正受人稱道的禮儀是由內而外的，心裏有“禮”，舉止才能合“儀”。因此提高禮儀修養，首先要樹立正確的理念。

祕書禮儀的基本理念有三：1、尊重爲本。不論是學習還是運用祕書禮儀，關鍵是要懂得尊重爲本，尊重在先，時時處處事事尊重所有的人。要尊重別人，首先要尊重自己，必須嚴於律己，自尊自愛。如果一個人對自己都不尊重，就不可能尊重別人。尊重自己的交往對象應當是一種自覺的、由衷的行爲，包含着自己的德才學識和氣度雅量，絕不是裝出來的。對祕書人員而言，尊重上級意味着服從，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重所有人是一種教養。2、善於表達。尊重別人只在心裏頭尊重是不夠的，還得善於表達。不僅要有“禮”，還要有“儀”。“儀”就是恰到好處地向別人表示尊重的形式。必要的表達形式絕對不可或缺，沒有具體的表達形式，你的尊重就無法讓別人感知。比如說，我們在接待來訪者時，如果不使用規範化的待客“三聲”，即“來有迎聲”、“問有答聲”、“去有送聲”，就會使客人感覺不到被尊重。即使你是從心裏尊重對方的，但人家感受到的卻可能是你的冷漠。3、形式規範。除了尊重爲本、善於表達之外，還必須講究形式規範。講究形式規範，就是要以標準化的、規範化的具體形式來表現自己對他人的尊重。講究形式規範，就是要求祕書人員不僅要有尊重別人的願望，有表達禮儀的行爲，還要求這種行爲準確規範，也就是有規矩。講不講待人接物的規矩，既能反映祕書人員自身素質的高低，又可以體現一個單位的管理是否完善。

四、提高祕書禮儀素養

祕書的禮儀是在社交實踐中不段加強和成長的，因此也需要祕書不斷的學習纔能有所進步。祕書禮儀的內容博大精深，因此要提高祕書的禮儀素養也需要從不同的方面入手。包括加強道德修養，道德修養與禮儀素養息息相關。提高文化素質，從自身文化的提升做起，培養良好的素質。自覺學習禮儀知識，加強對禮儀相關事項的瞭解和運用。積極加入禮儀實踐，在實踐中豐富禮儀經驗。養成良好的行爲習慣，提高文明意識，促進良好的社會風尚的形成等。無論是在社會中，生活中還是工作中都擁有良好的禮儀素養，養成良好的文明習慣，習得良好的交際溝通能力。

在現代文明社會中，任何人都不能輕視禮儀的重要性。禮儀素養是社會發展中不可或缺的素養之一。由於工作的性質和內容的需要，禮儀更是祕書人員必備的素養。只有擁有良好的禮儀，才能提高祕書個人的職業修養，從而塑造良好的公衆形象、有效的傳遞信息，展現祕書的個人價值。才能夠使祕書工作進行得更加順暢，祕書個人才能擁有更加廣泛的發展前景。俗話說“人無禮則不生，事無禮則不成，國無禮則不寧”。由此可見禮儀對社會、對生活、對個人的重要影響。良好的禮儀修養並非一蹴而就，希望作爲一名祕書能夠有自尊自強、沉着穩重、踏實苦幹、默默奉獻的精神，要有謙虛學習的態度，和敢於探索的堅定信念。只有這樣才能夠一步步走向成功，成爲一名優秀的祕書工作者。

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祕書會議禮儀

按與會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發佈會、研討會、座談會等。

會議的分類：外部會議、內部會議、發佈會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結會……。

內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。

我們以外部會議爲例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議後。

1、會議前

在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

when-時間，你要告訴所有的與會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參與會議的人員很好地安排自己的工作。

where-地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。

who-人物，以外部客戶參加的公司外部會議爲例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

what-會議的議題，就是要討論哪些問題。

others-會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

2、會議中

在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

（1）會議主持人

主持會議要注意：介紹參會人員；控制會議進程；避免跑題或議而不決；控制會議時間。

（2）會議座次的安排

會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠裏的位置。就是說以會議室的門爲基準點，在裏側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是爲了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌爲佈局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作爲基準點，比較靠裏面的位置是比較主要的座位，就可以了。

3、會議後

在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

（1）會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；

（2）贈送公司的紀念品；

（3）參觀，如參觀公司，或廠房等。

（4）如果必要，合影留念。

二、祕書電話禮儀

1、重要的第一聲

當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心 裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的.印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行爲就會給對方留下完全不同的印象。

同樣說：“你好， 這裏是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

2、要有喜悅的心情

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱着“對方看着”的心態去應對。

3、清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

4、迅速準確的接聽

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。

即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲纔拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

5、認真清楚的記錄

隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指①when何時② who何人③where何地④what何事⑤why爲什麼⑥how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5wih技巧。

6、瞭解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

7、掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

三、接待禮儀

1、如何迎接客人?

（1）確定迎送規格

通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。

（2）掌握到達和離開的時間

準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

（3）適時獻上鮮花

迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，並保持花束整潔、鮮豔。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之後將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。

（4）不同的客人按不同的方式迎接

對大批客人的迎接，可事先準備特定的標誌，讓客人從遠處即可看清；對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，並自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

（5）留下一定時間

客人抵達住處後，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然後再安排活動。

2、如何稱呼、介紹和握手?

（1）關於稱呼

國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐；而對不瞭解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務、閣下。

（2）迎接客人，如何介紹呢?

是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎麼介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?

西方是先卑後尊，我國是先尊後卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序：由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女性先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手髒，等等。