商務接待禮儀常識之電話禮儀

商務接待禮儀常識之電話禮儀，商務接待成功的祕訣在於細心，照顧到每一個客人的喜好，他們會高興你的細心的。下面小編分享商務接待禮儀常識之電話禮儀，一起來看下吧。

商務接待禮儀常識之電話禮儀1

商務接待禮儀常識之電話禮儀

一、國內一些單位電話印象

聲音無精打采、打電話的一方不知自己打去的單位是否正確，接電話的人缺乏基本的技巧，熱情不夠……。去電者難以留下對該單位的良好印象。

二、國際通用接電話用語

總機：報單位（公司)名（聲音應清晰柔和)

分機：部門名+自己的名字

直線：先報單位（公司)名+部門名

打電話應備物品：（電話記錄本)便籤紙+筆+相關資料，用於做記錄或與對方交流。

三、電話禮儀

（1) 打電話時面帶微笑以製造出愉悅的聲音；

（2)在接起電話後，問候對方並說出單位的名稱；

（3) 去電時先介紹自己，不要讓別人猜，並先詢問對方是否方便接聽電話；

（4) 最好在鈴響三聲內接起電話；

（5) 撥打國際長途時，應瞭解時差，避免打擾對方的休息；

（6) 談論公事，儘量在上班時間。並事先準備好與電話內容相關的資料備查；

（7) 好記性不如爛筆頭，應作做好詳細的電話記錄，以備不時之需；

（8) 重要電話，事先擬草稿。有重要的約定時，應重複你所記下的內容並確認這正是雙方的約定；

（9) 長話短說，不要在上班時煲電話粥或講太久的私人電話；

（10)不要在電話時吃東西或心不在焉，對方能通過聲音感受到，留下不好的印象；

（11)打電話時不要太大聲，以免干擾到其他人。

（12)如果對方要找的人不在，禮貌的向對方解釋並告知對方他/她來了之後會打電話給他/她，並請對方留下聯繫方法，在掛電話之前，重複對方的姓名、電話號碼以及重要的細節；如對方不願意，則不必“嚴加追問”；

（13)不要讓對方在電話中感到你很困惑或是你今天的心情不好；

（14)最後，向對方說謝謝並用愉悅的聲音向對方說“再見”，別重重地放下電話聽筒，輕放話筒、去電話一方或下級後放電話，以示尊重。

（15)別忘了電話是建立你的單位和你的良好形象的良好機會。

四、打錯電話的處理方法：相信對方並非故意，耐心並禮貌地告知對方打錯了。

商務接待的流程及標準

接待申請-----確定接待級別-----聯繫接待單位-----安排接待人員-----機場（車站)接車-----安排住宿-----營銷中心參觀-----領導接見-----餐飲安排------提出、收集合作事項------處理、確定合作事項------領導會談------機場（車站)送車------電話回訪

1、接待申請：業務、某場部員工在瞭解客戶即將到訪時通知行政辦，要求進行客戶接待的安排，如出差在外應及時以電話方式通知，並落實客戶的`聯繫方式、隨行人數、是否需用車到機場或火車站接送；

2、確定接待級別：接待根據來訪人員的級別不同，可按以下標準安排接待

（1)普通人員級別：適合人員：經銷商業務類考察人員、技術人員、家裝公司設計師、廠家中層管理者、普通意向經銷商等。

a：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；

b：餐飲標準：午餐簡便消費控制在300元以下，晚餐消費控制在400元以下；

c：接待陪同人員：公司基層業務員、某地域經理；

d：接待車輛：四驅車或的士。

e：以上標準是以二名客戶爲基準，如超過二名客戶，則餐飲另加50元/人標準計算；

（2)高級人員級別：適合人員：工程採購、終端消費企業領導、合作經銷商、廠家高層管理人員、出口公司負責人等。

a：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；

b：餐飲標準：午餐簡便消費控制在500以下元，晚餐消費控制在500元以下；

c：接待陪同人員：某地域經理、某場督導；

d：接待車輛：四驅車或商務車或的士；

e：感情接待：此類人員，公司高層幹部可安排做一次或兩次家中接待，接待人員陪同，以增加彼此間的感情；（視雙方合作情況而定)

f：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點遊玩或晚上娛樂，費用控制在700元以下；必要時，可於客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定)

g：以上標準是以二名客戶爲基準，如超過二名客戶，則餐飲另加100元/人標準計算；娛樂另加200元/人標準計算；

（3)特級人員級別：適合人員：主要某場經銷商領導（包括內銷、出口)、主要某場政府人員、本地行業相關部門負責人、廠家特邀領導、公司特邀領導、其他特殊人員等。

a：住宿標準四星級酒店以上，房價控制在400-700元/間，公司負擔全程費用；

b：餐飲標準：午餐簡便，消費控制在1000元以下，晚餐消費控制在1000元以下；

c：接待陪同人員：某地域經理、某場督導、營銷總經理、股東；

d：接待車輛：商務車或租用高級用車；

f：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點遊玩或晚上娛樂，費用控制在1200元以下；必要時，可於客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定)

g：以上標準是以二名客戶爲基準， 如超過二名客戶，則另加100元/人標準計算；娛樂另加250元/人標準計算

商務接待禮儀常識之電話禮儀2

商務接待禮儀商務接待禮儀知識

1、立刻招待來訪的客人

文祕都知道大部分來訪的客人對公司來說都很重要，要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

2、熱情主動問候客人

打招呼時，應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

3、陌生的客人光臨時，務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓?請問您是哪家公司?

4、鄭重接過對方的名片。

接名片時必須用雙手以示尊重，接過來後不可不屑一顧，隨手亂放，也不可拿在手中摺疊玩弄。接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓，不要隨便亂念，必須詢問對方。

5、有客人未預約來訪時，不要直接回答上司在或不在。而要告訴對方：“我去看看他是否在。” 同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與上司見面。

6、判斷來客的身份與種類，以便決定是否引見，何者優先等等。

要事先了解上司是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分爲幾個種類：(1)客戶;(2)工作上的夥伴，搭檔;(3)家屬，親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者爲先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

7、謝絕會晤時要說明理由，並表示歉意。但不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間，最好告訴來客：“我能否給您回電話再確認約會時間?”但如果是前來無理取鬧，脅迫上司的來客，則應斷然擋駕。

8、未經上司同意，不要輕易引見來客。

即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報上司(用電話聯繫或親自前去報告)，等候指示。倘若沒有預約，即使是你認爲上司肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

9、如上司不在或一時聯絡不上， 應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

10、讓來客等候時要注意照料並表示歉意。如果你手頭一時放不下，或上司一時無法接待來客，你必須主動招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候爲合情合理。請對方再適當的位置坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務範圍等資料的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，使對方不會看到你辦公桌上的文件。

11、帶路時走在客人前方2-3步遠的位置，靠邊引導。帶路時要邊留意客人的步伐，邊引導。可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出：“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或揹着手開門。手把在右側的們用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。若是向內開的門，則應你先進，用手按住門，等客人進來後再鬆開門。鬆開門之前應說：“請進。”

12、初次與上司見面的來客，你要代爲介紹。一般應該先把來客介紹給上司，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹上司。引見後除非上司要你留下，否則做介紹之後即要退出上司的辦公室。

13、招待飲料

招待外國客人時，最好主隨客便。因爲許多西方人不愛喝某種飲料，或對飲料的配兌有某種習慣愛好，所以準備飲料時，要禮貌地先問客人要喝什麼。諸如：“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

14、上司正在會客時，若有事聯絡或請示，須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上，進入辦公室後，先向客人道歉：“對不起，打擾了。”

15、客人離去時，別忘了鄭重道別。

即使你再忙，也別忘了最後的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

16、製作來訪登記卡。

在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好，製成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。